Епідемія коронавірусу принесла колосальні збитки глобальній економіці в цілому і практично у всіх сферах – охорони здоров’я, економіці, виробництві. Постраждали не тільки власники малого бізнесу, а й світові гіганти. COVID-19 перевернув життя кожного та дозволив по-новому поглянути на те, які характеристики компаній стануть основоположними у цій битві за виживання. Але, попри всі негаразди, пов’язані з пандемією, саме вона висвітлила певні аспекти командної культури, які дозволяють одним процвітати, в той час як інші залишаться позаду, якщо не зможуть ефективно адаптуватися до нової реальності.
Профільні аналітичні дослідження продемонстрували, що з введенням карантину у 2020 році близько 75% опитаних компаній перевели своїх співробітників повністю чи частково на віддалений формат роботи.
Дистанційна робота – це, звичайно, не нововведення карантину. У подібному форматі люди працюють з 1970-х років. Кількість людей, які працюють віддалено, з 2010 року зросла на 400% – і зі спалахом COVID-19 ця кількість буде лише зростати.
Іще в 2012 р в Стенфорді провели дослідження феномена віддаленої роботи. Виявилося, що дистанційна робота призводить до зростання задоволеності і продуктивності співробітників. І якщо в першому твердженні ми не сумнівалися, то другий виглядає дивно.
Описане дослідження було проведено професором Стенфордського університету Ніколасом Блумом. Йому допомагав аспірант Джеймс Лянг – співзасновник і генеральний директор найбільшої китайської туристичної фірми Ctrip. У дослідженні взяли участь 16 тисяч осіб.
«Ми виявили значне зростання продуктивності. Вдома люди стали працювати в середньому на 13% ефективніше. Це практично додатковий робочий день в тиждень.»
З виступу Ніколаса Блума на TEDx talk в 2017
Але, як ми всі могли спостерігати протягом останніх місяців, віддалена робота має безліч викликів – спілкування з членами команди, доступ до технологій, боротьба з відволікаючими ситуаціями в домашньому житті та захист психічного благополуччя, і це далеко не вичерпний список.
І при цьому, не зважаючи на усі перешкоди, проекти потрібно виконувати так само якісно та за планом, але координувати роботу важко, коли члени команди розкидані по домівках.
Так, дослідження, проведене компанією Monday, що надає сервіс з управління проектів для більш ніж 100 000 компаній у всьому світі, показало, що під час карантину 37% співробітників почали більше часу витрачати на дзвінки та зустрічі онлайн, 26% співробітників відчували втрату зв’язку с рештою членів команди та асинхронність у діях, 25% скаржилися на недостатню прозорість, 22% – на складнощі у комунікаціях, 21% із опитаних відмітили зниження рівня залученості та 19% страждали через відсутність доступу до необхідних даних та інформації.
Як же в такому разі можливо досягти того рівня збільшення ефективності, про який ішлося у дослідженні Блума?
Звичайно, «правильний спосіб» дистанційного управління проектами буде різним для кожної компанії, продукту та команди. Але у процесі побудови наших команд ми прийшли до висновку, що менеджерам слід дотримуватися кількох ключових принципів на різних етапах управління проектами, щоб допомогти своїм командам впоратися із незапланованим поворотом подій.
- Запуск проекту
- вибір правильної команди для дистанційного проекту: проектна команда може бути динамічною та об’єднувати різнопрофільних спеціалістів (дизайнерів, розробників, консультантів, маркетологів), що залучаються до вирішення окремих проектних питань на тому чи іншому етапі. Цей тип віртуальної команди поширений у консалтингових та IT компаніях;
- проведення установчої наради (kick-off) для створення спільного проектного бачення на основі специфікації проекту
Основні цілі kick-off – це а) досягнення єдиного розуміння мети проекту; б) управління очікуваннями; в) знайомство з робочою групою.
На цьому етапі необхідно чітко сформулювати цілі проекту та дати його короткий опис, включаючи високорівневий план проекту, представити членів робочої групи, запропонувати основні правила комунікації та намітити подальші дії. Якщо на kick-off присутній представник замовника, важливо провести коротку комунікацію всередині команди, щоб не вийшло так, що члени робочої групи дізнаються про саме існування проекту тільки на kick-off. Це позбавить членів дистанційної команди від додаткового стресу.
- Планування
Планування є найважливішою частиною в управлінні проектами. Як стверджується в класичній методології по РМВОК, планування повинно займати приблизно 50% всього часу в процесі реалізації проекту. Складність в тому, що під час цього етапу ретельно прописуються всі дії, які повинна здійснити команда для досягнення заданої мети. Для цього проект спочатку розділяється на частини і набір дрібних завдань.
Після запуску проекту до високорівневого плану додаються конкретні завдання, призначається відповідний термін їх виконання та відповідальний член команди. При віддаленому виконанні проекту особливо важливо, щоб усі учасники проекту були ознайомлені з переліком та статусами задач в режимі реального часу та розуміли зону своєї відповідальності.
В залежності від методу управління проектами, що використовуються в організації (класичне управління, Six Sigma, Agile, та ін.) та типів проектів, можливе використання різноманітних інструментів планування.
Наприклад, «дошки» є досить гнучким і зручним способом розподіляти проектні задачі між безпосередніми виконавцями та контролювати їх статуси. На сьогодні є безліч інструментів, таких як Trello, Zenkit, Basecamp, Jira для управління задачами. Однак у віддалених команд може спостерігатися схильність до несвоєчасного оновлення статусів у системі, тому особливо важливо донести до членів команди необхідність дотримання заданих правил комунікації.
Однак мінус подібних інструментів полягає в тому, що увага менеджера може розсіюватися на виконанні окремих задач та, як наслідок, можливе виникнення складнощів у перспективному плануванні, особливо якщо проектів одночасно декілька.
Тому в ідеалі за наявності фінансових ресурсів слід розглянути можливість впровадження єдиної системи управління проектами, особливо, якщо організація паралельно впроваджує велику кількість однотипних проектів. Такі системи, на відміну від дошок та інших підручних засобів, дозволяють формувати єдину картину профілю проекту, відслідковувати етапи його виконання на різних рівнях, контролювати бюджет і дедлайни, а також ефективно планувати часові та розподіляти трудові ресурси між різними проектами, уникаючи накладок. До подібних рішень можна віднести такі системи як Monday, Planview, Asana та інші.
Використання подібних інструментів позбавляє від необхідності проведення зайвих зустрічей та звільняє час та увагу працівників для зосередження на важливих завданнях, що, в свою чергу дозволяє віддаленим співробітникам працювати безперешкодно, підтримувати швидкий темп роботи та швидко адаптуватися до змін.
- Забезпечення єдиного інформаційного простору
В умовах дистанційного виконання проектів важливо забезпечити доступ до проектної інформації та відкритість комунікацій.
Використання систем управління проектами покращує прозорість для членів команди та підвищує їх рівень залученості. Ознайомлення з бізнес-цілями, показниками ефективності та пов’язаними даними допомагає людям краще зрозуміти значення своєї ролі та побачити вплив їхнього особистого внеску, що, в свою чергу, підвищує мотивацію.
Члени проектної команди повинні мати доступ до проектної документації, усі запитання, рішення та завдання, що обговорюються під час нарад, повинні бути також записані та доступні у спільному документі (протоколі зустрічі) незабаром після закінчення нарад, щоб члени команди могли звернутися до них пізніше, і при цьому ніхто не втратив ключову інформацію, навіть якщо був хворий або у відпустці.
- Реалізація проекту та контроль
В ідеальній системі управління проектом все виглядає так: поставили завдання, виконали його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, поставили нову задачу і так далі.
Але якщо у офісі перебування команди в одному місці сприймається як належне і можна швидко дізнатися статус, перемовившись с колегою біля кулеру або у їдальні, чи підійти до робочого місця члена команди із запитанням «як справи», чи просто швидко зібрати всіх у конференц-залі, то під час роботи з дому можливість таких контактів обмежена.
Тому дистанційне управління проектами вимагає ще більш ретельного та прозорого підходу до встановлення пріоритетів, контролю виконання завдань, термінів та процесів. Не забувайте інформувати проектну команду щодо прогресу (або навпаки – затримок) щонайменше раз на тиждень.
Необхідно постійно відстежувати основні показники продуктивності, контролювати завантаженість співробітників та трудовитрати на виконання тих чи інших завдань, водночас не переобтяжуючи колег надмірними комунікаціями. Важливо також збалансувати контроль з довірою та забезпечувати комфортний рівень автономності при виконанні завдань та прийнятті рішень у межах повноважень кожного з членів команди. Зрозуміло, що ви починаєте довіряти людям, коли вони виконують те, що вони обіцяють. А довіра в команді складається тоді, коли всі вносять свій внесок в єдині ідеї та цілі. Але якщо ви не вірите, що ваша команда виконає роботу без постійного нагляду в офісі – віддалена робота не для вас.
- Правильно побудовані комунікації
Багато досліджень доводять, що підвищення ефективності при віддаленій роботі є значною мірою побічний продуктом асинхронного зв’язку, тобто співробітники самі вирішують, коли спілкуватися з колегами.
Іноді зосередитися на чомусь буває дуже складно – це знають всі. А тепер згадайте, скільки разів вас зазвичай відволікають за день в офісі, і… помножте це число на 23. Саме стільки хвилин, за спостереженням Глорії Марк з Університету Каліфорнії, в середньому потрібно, щоб повернутися до справи, від якої відволікли (особливо якщо тема, на яку ви відволіклися, не пов’язана з тим, чим ви займалися). Коли вас відволікають, доводиться переключатися на щось зовсім інше, і мозок на це витрачає енергію.
Асинхронність не тільки забезпечує найкращий результат, але дозволяє людям робити важливішу роботу і жити більш вільним і повноцінним життям.
Згідно зі статтею “Collaborative Overload” в Harvard Business Review, за останні двадцять років працівники стали на 50% більше часу приділяти спілкуванню з колегами. Ця тенденція до майже постійного спілкування означає, що середній працівник повинен планувати робочий день навколо декількох нарад, причому в проміжках між ними він працює неуважно, відволікаючись на електронну пошту.
Завдання керівника при управлінні проектом дистанційно – дати можливість співробітникам ефективно виконувати свою роботу, зводячи до мінімуму неефективні комунікації.
Поєднання асинхронних і синхронних комунікацій може виглядати так:
70% – асинхронна комунікація через електронні листи або інші інструменти;
25% – в синхронному режимі через інструменти онлайн-комунікацій (Skype, Zoom, Google Hangouts та ін).
5% – живі зустрічі для підтримання командного духу.
При цьому важливо акцентувати увагу на довірі, організованості, незалежності та своєчасному звітуванні. Без цього асинхронна комунікація не запрацює ніколи не запрацює належним чином.
- Психологічна підтримка співробітників
Пандемія коронавірусу та інші виклики цього року також важко позначаються на психічному здоров’ї – і довгострокові наслідки можуть бути невідворотними. Згідно з глобальним дослідженням Oracle, 2020 рік вважається найбільш стресовим роком за всю історію, і 78% працівників заявляють, що пандемія негативно вплинула на їх психічне здоров’я.
Не всім до смаку робота вдома, і хоча багато респондентів відмічають більший рівень свободи порівняно з роботою в офісі, інші можуть страждати від такої ізоляції. Тому підтримка таких людей буде ключовим фактором успішної роботи всієї команди.
Використовуйте такі канали комунікацій, як тематичні чати (наприклад, групи Whatsapp чи Viber), заведіть канали зв’язку для надзвичайних ситуацій, приділяйте увагу неформальним комунікаціям, конфлікти вирішуйте голосом, перевіряйте, як почувають себе члени команди, проводьте регулярні опитування. В часи віддаленої роботи особливо необхідно постійно підтримувати відчуття єдиного колективу, забезпечувати високий рівень залученість працівників у проекти, показувати кожному його вплив на спільний результат.
В заключення залишається лише додати, що віддалена робота в тій чи іншій мірі вже стала невід’ємною частиною нашого життя. Тому управління проектами не повинно бути тягарем для віддалених команд, відволіканням від самої роботи. Завдяки правильним інструментам та налагодженим процесам ви будете частіше отримувати задоволення від успішної реалізації проектів, а члени команди будуть вдосконалювати свої компетенції в середовищі, заснованому на автономності, гнучкості та довірі.