Строки зберігання документів: карантин та інші поправки

Чи впливає карантин на строки зберігання первинних документів?

Зміни, які стосуються строків зберігання документів, що набрали чинності з початку 2021 року.

Карантин наклав свій відбиток на багато аспектів роботи суб’єктів господарювання.

У тому числі він впливає і на строки зберігання первинних документів.

Ці строки визначені в п. 44.3 ПКУ, останній абзац якого зараз говорить про продовження їх «на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу».

Один із таких випадків — контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків (п.п. 102.3.2 ПКУ).

У принципі, сюди можна віднести й випадок із «карантинним» перевірочним мораторієм з п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Строк його дії визначений таким чином: «на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19)».

Висновок — строки зберігання первинних документів із п. 44.3 ПКУ продовжуються на період (додаємо до стандартного строку зберігання цей період) із 18.03.2020 р. по кінець останнього місяця карантину, коли податківцям заборонено перевіряти платника.

Але це за умови, що початок відліку строку припадає на дату до 18.03.2020 р. В іншому – випадку до стандартного строку треба додати період з початку перебігу строку по кінець останнього місяця карантину.

Але є дискусія щодо  Постанови КМУ «Про скорочення строку дії обмеження в частині дії мораторію на проведення деяких видів перевірок» від 03.02.2021 р. № 89 (Постанова № 89). Цією постановою, як її розуміють податківці, була достроково знята в тому числі заборона на проведення планових документальних перевірок юридичних (!) осіб — із 09.02.2021 р.

В такому разі, якщо  юридичних осіб з 09.02.2021 року уже можна перевіряти планово, то чи можна говорити, що ось він кінець строку продовження?

Тобто до базового строку зберігання документів з п. 44.3 ПКУ ми повинні додати тільки 328 днів (або менше, якщо сам строк почав перебіг уже після 18.03.2020 р.)?

Чи все-таки поки триває карантин, строк продовження теж триває?

Є певна проблема щодо «дублювання» норм. У тому ж п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ бачимо «спеціальну» норму, яка говорить, що перебіг строків зі ст. 102 ПКУ зупиняється на період з 18.03.2020 р. по кінець останнього місяця карантину.

Логічно виглядає ідея з «індивідуальним підходом»: щойно в ДПС з’являється можливість перевіряти конкретного платника, строки для зберігання документів для нього починають спливати (а строк продовження відповідно фіксується та більше не зростає).

Але ДПС може дотримуватись «загального підходу» — поки триває карантин — зростає тільки строк, на який продовжуються базові строки зберігання документів. Зокрема, з оглядкою на те, що не всі види документальних перевірок їм зараз дозволені.

Для ФОП заборона на планові документальні перевірки не знята, тому їм потрібно орієнтуватися на версію – перебіг строків зупиняється на період з 18.03.2020 р. по кінець останнього місяця карантину (ст. 102 ПКУ).

Новими (діють з 01.01.2021 р.) підставами для зупинення відліку строку давності за п. 102.3 ПКУ (а отже, і для продовження строків зберігання документів), є такі:

— контролюючим органом зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому ст. 44, 82 та 85 ПКУ або Митним кодексом України (МКУ);

— контролюючий орган не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у зв’язку із:

1) складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій із складання такого акта);

2) недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні умов контролюючим органом:

а) визначеним п.п. 41.1.1 ПКУ, передбачених ст. 81 цього Кодексу;

б) визначеним п.п. 41.1.2 ПКУ, передбачених ст. 349 МКУ;

3) оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);

— здійснюється адміністративне або судове оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов’язання.

Важливе уточнення Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо вдосконалення адміністрування податків, усунення технічних та логічних неузгодженостей у податковому законодавстві» від 16.01.2020 р. № 466-IX (Закон № 466) вніс до п. 44.3 ПКУ, що встановлює строки зберігання документів.

Раніше викликало нерозуміння питання, з якого моменту слід починати відлік 1095-денного (2555-денного у випадку з трансфертним ціноутворенням) строку, якщо документи, які зобов’язаний мати платник, не використовуються ним безпосередньо для складання податкової звітності.

Нагадаємо, відлік строку зберігання документів починається:

— у разі подання податкової звітності, якщо документи використовуються для її складання — з дня подання такої звітності;

— у разі її неподання — з граничного строку подання такої звітності, передбаченого ПКУ.

З 23.05.2020 р. (Закон № 466)  установлено також, що відлік строку зберігання документів стартує:

— для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції;

В обох випадках строк зберігання документів становить 1095 днів (3 роки).

— для дозвільних документів — з дня завершення терміну їх дії.