Відповідно до Постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (Постанова № 413) роботодавці подають до податкової служби Повідомлення про прийняття працівників на роботу (далі — Повідомлення), але його подання викликає чимало запитань. Вимога до роботодавця повідомляти орган податкової служби про прийняття працівника на роботу встановлена ч. 3 ст. 24 КЗпП.
Відповідно до її норм працівник не може бути допущений до роботи без одночасного виконання таких окремих умов:
— без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) та
— без повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.
Подається Повідомлення за формою, наведеною в додатку до Постанови № 413.
Повідомляти про прийняття працівників на роботу зобов’язані всі роботодавці, як юридичні особи, так і фізичні особи, що використовують найману працю. Подається Повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ. Необхідно повідомляти про прийняття на роботу осіб, з якими укладаємо трудовий договір або трудовий контракт.
Незалежно від того, в якій формі укладається трудовий договір — усній чи письмовій, обов’язковим є видання роботодавцем наказу про прийняття працівника на роботу.
Повідомлення необхідно подавати при прийнятті на роботу за трудовим договором незалежно від того:
— на основне місце роботи чи за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім) прийнятий працівник;
— який вид трудового договору укладається (безстроковий/строковий, для виконання тимчасових/сезонних робіт);
— громадянина чи іноземця приймають на роботу;
— за переведенням з іншого підприємства, за направленням з Центру зайнятості приймають працівника тощо.
Не потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу:
— керівника підприємства;
— членів виконавчого органу господарського товариства, відомості про яких включені до Єдиного держреєстру юросіб, ФОП та громадських формувань (далі — ЄДР). Податкова служба отримує інформацію про їх працевлаштування безпосередньо з ЄДР у день реєстрації змін.
Також не треба повідомляти про осіб, з якими не оформлюються трудові відносини: осіб, що виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, та осіб, які стажуються.
Строк подання.
Повідомлення про прийняття працівника на роботу повинно бути подане до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.
Чи можна подати Повідомлення в день допуску працівника до роботи? Так, якщо працівник приступить до роботи пізніше, ніж буде подане Повідомлення. Наприклад, якщо працівник починає свою роботу о 16:00, а Повідомлення надано о 09:00, то приписи ст. 24 КЗпП порушені не будуть.
Способи подання визначено в Постанові № 413:
1) засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2) на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
3) на паперових носіях, якщо в Повідомленні зазначена інформація про прийняття не більше ніж 5 осіб.
Подання Повідомлення поштою постановою № 413 не передбачено.
Нюанси заповнення реквізиту 4 «Категорія особи»:
— «1» — коли приймаємо на роботу працівника за основним місцем роботи, у тому числі якщо для нього це перше місце роботи та він не має трудової книжки;
— «2» — якщо укладаємо трудовий договір із сумісником, у тому числі окремий трудовий договір на внутрішнє сумісництво із уже працюючим у роботодавця працівником.
За неподання Повідомлення передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (6000 грн, а з 01.12.2021 р. — 6500 грн, абзац дев’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо порушення вчинене повторно протягом року, штраф – дві мінімальні заробітні плати (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).