Согласно Постановлению КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (Постановление № 413) работодатели подают в налоговую службу Уведомление о принятии работников на работу (далее — Уведомление), но его представление вызывает немало вопросов.
Требование к работодателю сообщать органу налоговой службы о принятии работника на работу установлено ч. 3 ст. 24 КЗоТ.
Согласно ее нормам, работник не может быть допущен к работе без одновременного выполнения таких отдельных условий:
- без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением)
- без уведомления налогового органа о принятии работника на работу.
Представляется Сообщение по форме, приведенной в приложении к Постановлению № 413.
Сообщать о принятии работников на работу обязаны все работодатели, как юридические лица, так и физические лица, использующие наемный труд. Представляется Сообщение в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ. Необходимо сообщать о принятии на работу лиц, с которыми заключаем трудовой договор или трудовой контракт.
Независимо от того, в какой форме заключается трудовой договор — устной или письменной, обязательно издание работодателем приказа о принятии работника на работу.
Уведомление необходимо подавать при принятии на работу по трудовому договору независимо от того:
- на основное место работы или по совместительству (как внешнему, так и внутреннему) принятый работник;
- какой вид трудового договора заключается (бессрочный/срочный, для выполнения временных/сезонных работ);
- гражданина или иностранца принимают на работу;
- по переводу с другого предприятия, по направлению из Центра занятости принимают работника и т.д.
Не нужно подавать уведомления о приеме на работу:
- руководителя предприятия;
- членов исполнительного органа хозяйственного общества, сведения о которых включены в Единый госреестр юрлиц, ФЛП и общественных формирований (далее — ЕГР). Налоговая служба получает информацию об их трудоустройстве непосредственно в ЕГР в день регистрации изменений.
Также не нужно сообщать о лицах, с которыми не оформляются трудовые отношения: лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) по гражданско-правовым договорам, и стажируемых лиц.
Срок представления.
Уведомление о принятии работника на работу должно быть подано до начала работы работника по заключенному трудовому договору.
Можно ли подать уведомление в день допуска работника к работе? Так, если работник приступит к работе позже, чем будет подано уведомление. Например, если работник начинает свою работу в 16:00, а уведомление предоставлено в 09:00, то предписания ст. 24 КЗоТ нарушены не будут.
Способы представления определены в Постановлении№ 413:
1) средствами электронной связи с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП);
2) на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
3) на бумажных носителях, если в Сообщении указана информация о принятии не более 5 человек.
Представление сообщения почтой постановлением № 413 не предусмотрено.
Нюансы заполнения реквизита 4 «Категория личности»:
- когда принимаем на работу работника по основному месту работы, в том числе если для него это первое место работы и у него нет трудовой книги;
- если заключаем трудовой договор с совместителем, в том числе отдельный трудовой договор на внутреннее совместительство с работающим у работодателя работником.
За непредставление Сообщения предусмотрен штраф в размере одной минимальной заработной платы (6000 грн, а с 01.12.2021 г. – 6500 грн, абзац девятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если нарушение совершено повторно в течение года, штраф – две минимальные заработные платы (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).