Сроки хранения документов: карантин и другие поправки

Влияет ли карантин на сроки хранения первичных документов?

Изменения, касающиеся сроков хранения документов, вступивших в силу с начала 2021.

Карантин наложил свой отпечаток на многие аспекты работы субъектов хозяйствования.

В том числе он влияет и на сроки хранения первичных документов.

Эти сроки определены в п. 44.3 НКУ, последний абзац которого сейчас говорит о продолжении их «на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 статьи 102 настоящего Кодекса».

Один из таких случаев – контролирующему органу по закону и / или решением суда запрещено проводить проверку (проверки) налогоплательщика (п.п. 102.3.2 НКУ).

В принципе, сюда можно отнести и случай с «карантинным» проверочным мораторием с п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Срок его действия определен таким образом: «На период с 18 марта 2020 по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие карантина, установленного Кабинетом Министров Украины на всей территории Украины с целью предотвращения распространения на территории Украины коронавирусной болезни (COVID-19)».

Вывод — сроки хранения первичных документов с п. 44.3 НКУ продолжаются на период (добавляем к стандартному срока хранения этот период) с 18.03.2020 г. по конец последнего месяца карантина, когда налоговикам запрещено проверять плательщика.

Но это при условии, что начало отсчета срока приходится на дату до 18.03.2020 г. В противном случае к стандартному сроку надо добавить период с начала течения срока по конец последнего месяца карантина.

Но дискуссия по  Постановлению КМУ «О сокращении срока действия ограничения в части действия моратория на проведение некоторых видов проверок» от 03.02.2021 г. № 89 (Постановление № 89). Этим постановлением, как ее понимают налоговики, была досрочно снят в том числе запрет на проведение плановых документальных проверок юридических (!) лиц – с 09.02.2021 г.

В таком случае, если юридических лиц с 09.02.2021 года уже можно проверять планово, то можно говорить, что вот он конец срока продолжения?

То есть к базовому срока хранения документов с п. 44.3 НКУ мы должны добавить только 328 дней (или меньше, если сам срок начал течение уже после 18.03.2020 г..)?

Или все-таки пока продолжается карантин, срок продления тоже продолжается?

Есть определенная проблема по «дублирование» норм. В том же п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ видим «специальную» норму, которая говорит, что течение сроков со ст. 102 ПКУ приостанавливается на период с 18.03.2020 р. по конец последнего месяца карантина.

Логически выглядит идея с «индивидуальным подходом»: только в ГНС появляется возможность проверять конкретного плательщика, сроки для хранения документов ему начинают всплывать (а срок продления в соответствии фиксируется и больше не растет).

Но ГНС может придерживаться «общего подхода» – пока продолжается карантин – растет только срок, на который продолжаются базовые сроки хранения документов. В частности, с оглядкой на то, что не все виды документальных проверок им сейчас разрешены.

Для ФЛП запрет на плановые документальные проверки не снята, поэтому им нужно ориентироваться на версию – течение сроков приостанавливается на период с 18.03.2020 г.. по конец последнего месяца карантина (ст. 102 НКУ).

Новыми (действуют с 01.01.2021 г.) основаниями для остановки отсчета срока давности по п. 102.3 НКУ (а следовательно, и для продления сроков хранения документов), являются:

контролирующим органом остановлено, продлен, перенесены сроки проведения проверки в порядке, предусмотренном ст. 44, 82 та 85 НКУ;

контролирующий орган не может провести проверку и самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика в связи с:

1) составлением акта о невозможности проведения проверки (кроме случая признании незаконными действий по составлению такого акта);

2) недопущением налогоплательщиком должностных лиц контролирующего органа к проверке при соблюдении условий контролирующим органом:

а) определенным п.п. 41.1.1 НКУ, предусмотренных ст. 81 этого Кодексу;

б) определенным п.п. 41.1.2 НКУ, предусмотренных ст. 349 ПКУ;

3) обжалованием налогоплательщиком в судебном порядке решение контролирующего органа о проведении проверки (кроме случаев признания противоправным и / или отмены такого решения);

– осуществляется административное или судебное обжалование налогоплательщиком решения контролирующего органа о начислении денежного обязательства.

важное уточнение  Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно усовершенствования администрирования налогов, устранение технических и логических неувязок в налоговом законодательстве» от 16.01.2020 г. № 466-IX (Закон № 466) внес в п. 44.3 НКУ, устанавливающий сроки хранения документов.

Ранее вызвал непонимание вопрос, с какого момента следует начинать отсчет 1095-дневного (2555-дневного в случае с трансфертным ценообразованием) срока, если документы, которые обязан иметь плательщик, не используются им непосредственно для составления налоговой отчетности.

Напомним, отсчет срока хранения документов начинается:

– в случае представления налоговой отчетности, если документы используются для ее сборки – со дня представления такой отчетности;

– в случае ее непредставления – с предельного срока представления такой отчетности, предусмотренного НКУ.

С 23.05.2020 г. (Закон № 466)  установлено также, что отсчет срока хранения документов стартует:

– для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции;

В обоих случаях срок хранения документов составляет 1095 дней (3 года).

– для разрешительных документов – со дня окончания срока их действия.