Первичка потеряна во время боевых действий: что делать дальше
Первоначальные документы имеют значение не только для бухучета, но и для целей налогообложения. Налоговый Кодекс Украины предусматривает правила восстановления уничтоженных первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено п. 44.5 НКУ.
Правила следующие:
- во-первых, налогоплательщик обязан письменно уведомить ГНСУ по месту учета о потере первички в течение 5 дней с даты такого события;
- во-вторых, к сообщению необходимо добавить документы, подтверждающие наступление события, в результате которого происходили потеря, повреждение или досрочное уничтожение первичных документов;
- в-третьих, для восстановления первички налогоплательщику отведено 90 к. дн. со дня, следующего за днем уведомления об этом налоговиков.
В условиях войны действует ряд «военных» спецнорм для случаев, если плательщик не имеет возможности предоставить документы (Закон Украины No 2173-ІХ «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины об администрировании отдельных налогов в период военного, чрезвычайного положения) . Такие изменения/спецнормы внесены в пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ, касаются они плательщиков, которые не могут предъявить первичку, на основании которой сформированы показатели, связанные с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств.
Основания невозможности предъявления первичных документов:
- потеря (уничтожение или испорчение) первичных документов или нахождение их на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и на территориях, временно оккупированных вооруженными формированиями РФ;
- невозможность их вывезти или такой вывоз связан с риском для жизни или здоровья налогоплательщика, физических лиц или невозможно в связи с административными препятствиями, установленными органами власти.
Учтите, что эти спецнормы распространяются на тех плательщиков, которые осуществляли деятельность на:
- территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия;
- территориях, временно оккупированных вооруженными формированиями РФ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В случае если потеря документов не связана с совершением боевых действий, налогоплательщик (налоговый агент) не имеет права применять спецнормы пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.
Что можно сделать?
Необходимо решить два основных вопроса:
- восстановление потерянной первички и
- своевременное уведомление налоговиков о потере.
Восстанавливаем первичку
Процесс восстановления утраченных документов зависит от многих факторов (наличие их в электронной форме, возможность восстановить через контрагентов или госорганы и т.п.).
Очевидно, что проще всего восстановить первичку, которая была сохранена в электронном формате (конечно, при условии, если соответствующие носители данных не были повреждены во время боевых действий). В этом случае достаточно будет (при необходимости) распечатать соответствующие документы и засвидетельствовать подписями уполномоченных на это лиц (руководитель, главбух и т.п.).
Далее на основании восстановленной первички можно сформировать соответствующие регистры учета и, как следствие, отчетность (финансовую, налоговую и т.п.).
По схожему сценарию можно действовать в случае восстановления документов, которые были у контрагентов и госорганов. В частности, достаточно обратиться к ним в письменной или электронной форме для предоставления соответствующих дубликатов или копий.
Сообщаем налоговикам
Необходимо подать в ГНСУ по месту своего учета письменное уведомление о невозможности вывезти или утрату первичных документов.
Такое сообщение составляется в произвольной форме за подписью руководителя и главного бухгалтера.
При этом в сообщении отмечают:
- обстоятельства, приведшие к потере и/или невозможности вывоза первичных документов;
- налоговые (отчетные) периоды;
- общий перечень первичных документов (по возможности – с указанием реквизитов).
Данные и показатели налоговой отчетности налогоплательщика (налогового агента) за налоговые (отчетные) периоды, указанные в уведомлении, не могут быть подвергнуты сомнению только на основании отсутствия первоначальных документов.
Представленное сообщение является основанием для:
- сохранение расходов(включая расходы в связи с приобретением ценных бумаг / корпоративных прав);
- отрицательное значение объекта налогообложения налогом на прибыль (включая отрицательный финансовый результат по операциям с ценными бумагами / корпоративными правами);
- налогового кредита по НДС;
- суммы отрицательного значения НДС прошлых налоговых (отчетных) периодов;
без наличия договорных, расчетных, платежных и других первичных документов, обязательность ведения и хранения предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.
Процедура подачи сообщения не детализирована в спецнорме пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Таким образом, можно отправить сообщение через электронный кабинет в меню “Переписка с ДПС”.
Если после подачи уведомления налогоплательщику (налоговому агенту) станет известно о потере
первички (речь идет об окончательной потере документации), необходимо подать в ГНСУ уведомление о потере первичных документов с указанием обстоятельств такой потери.
Такие плательщики (агенты) не подлежат проверке ГНСУ по указанным в сообщении налоговым (отчетным) периодам, в т. ч. по завершению действия военного положения.
Оговорки!
Налогоплательщик (налоговый агент), безосновательно применивший положение пп. 69.28 подразд. 10 разд. XX НКУ считается уклоняющимся от уплаты налогов и несет ответственность, предусмотренную НКУ и другими законами Украины.
Обязанность доказывания отсутствия оснований для применения положений пп. 69.28 подразд. 10 разд. XX НКУ возложен на ГНСУ.
В случае отказа в применении указанных спецнорм ГНСУ не позднее одного месяца с даты получения соответствующего уведомления от налогоплательщика (налогового агента) выдает мотивированное решение с указанием основания и доказательств такого отказа.
Такое решение может быть оспорено в административном или судебном порядке.
До вынесения окончательного решения по делу ГНСУ не может сомневаться показатели налоговой отчетности, а также инициировать проведение любой проверки налогоплательщика (налогового агента) относительно налоговых (отчетных) периодов, указанных в соответствующем уведомлении.
Также в налоговых (отчетных) периодах, указанных в соответствующем уведомлении, не может быть пересмотрено в сторону увеличения:
- указанные суммы налоговых обязательств по налогам и сборам, задекларированные в налоговых
декларациях за налоговые (отчетные) периоды; - суммы отрицательного значения объекта налогообложения налогом на прибыль, задекларированные в налоговых декларациях/расчетах за указанные налоговые (отчетные) периоды;
- суммы бюджетного возмещения НДС, заявленные в налоговых декларациях за указанные отчетные периоды.