Какой функционал вложен в словосочетание “авторизация оплат”?

Внесение в систему информации по Счету на оплату от поставщика, автоматизация процесса согласования оплаты. То есть, инициатор отправляет заявку в электронном виде на согласование Ответственным лицам, например непосредственному руководителю, руководителю финансового отдела, распорядителю бюджета и тому подобное. Реквизиты заявки, очередность и условия маршрута согласования можно настраивать в системе в соответствии с процессом, утвержденном в политиках Компании.

К ответственному лицу поступает задача в системе и сообщения на адрес электронной почты со ссылкой на нее. В системе можно включить функцию – возможность выполнения задачи непосредственно с электронно почты, без авторизации в системе, но, с точки зрения безопасности лучше делать согласование в два этапа: перейти по ссылке к системе, ввести логин и пароль, после чего принимать решение по задаче.

Ответственное лицо согласовывает или не согласовывает платеж. Если платеж согласован, создается задача на следующий ответственного. Если платеж не согласован, заявка возвращается к инициатору. Инициатор имеет возможность или завершить бизнес-процесс, или внести коррективы и отправить на повторное согласование. Количество таких циклов согласования также задается в шаблоне задачи.

По мере согласования Заявки, в ней будут появляться Визы согласующих лиц и отметки времени. Когда процесс согласования будет завершен, инициатор получит сообщение соответствующего содержания, а заявка пойдет дальше на утверждение и регистрацию (если необходимо).

После того, как заявка полностью утверждена, можно или сгенерировать задачу на Бухгалтера о необходимости оплаты по счету, или запрограммировать правила, которые позволят автоматически создавать платежные документы на основании нее.

Дополнительно, есть возможность настроить печатную форму авторизации, или распечатать стандартную карточку, которая будет содержать основную информацию и перечень результатов обработки документа.

Каким образом уборщица, охранник смогут подписывать заявления или Приказ – “с приказом ознакомлен”? Как правила такие сотрудники не имеют ноутбуков.

Согласования можно выполнить через веб-интерфейс программы, с планшета или с мобильного устройства.

Мы также говорим о том, что Ознакомление и подписание документов в онлайне – это один из альтернативных путей подписания. Использовать обязательное подписание всеми сотрудниками, включая уборщицу, охранника или водителя, – решение компании. Здесь больше речь идет об операционном персонале.

Есть ли английский интерфейс?

К сожалению, решение для Украины, в частности BAS не включает в себя качественный английский интерфейс.

Чью роль Вы сейчас демонстрируете? Руководителя какого департамента?

Данная база является демонстрационной. Для того, чтобы иметь возможность показать возможности и настройки системы, мы демонстрировали решения под пользователем с Полными правами.

Для установления пользователей системы, на стадии внедрения и выполнения первичных настроек, необходимо заполнить структуру предприятия, где для каждого структурного подразделения обязательно указывается руководитель, это помогает выдержать четкую иерархию, и определить автоподстановки для маршрутизации задач.

BAS – это специальная программа для документооборота? 2. Можно ли использовать другую программу? что делать, если компания НЕ использует BAS? 3. Как можно наладить документооборот с поставщиком – Сейчас это НЕ менее актуально (возможно вы организуете отдельный вебинар)?

BAS Документооборот – это самостоятельная конфигурация, разработанная на платформе BAS. Он является специализированной программой для решения вопросов автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и тому подобное. Одной из ключевых особенностей программы является то, что она является гибким конструктором для настроек видов внутренних документов и автоматизации внутренних политик и процедур.

Если в компании используется учетная система не из серии BAS, можно доработать (запрограммировать) правила для обмена данными между BAS и Вашей текущей системой.

Но, основной проблемой в случае, если Вы решите установить данное решение, будут дополнительные расходы:

– Одноразовые обязательные: кроме лицензии на конфигурацию, необходимо будет приобрести лицензию на сервер для установки платформы BAS, а также пользовательские лицензии. Данный вид лицензий привязан к количеству одновременных пользователей системы, и, в отличие от бухгалтерских учетных систем, где на каждого бухгалтера надо предусмотреть наличие отдельной свободной лицензии, для работы с конфигурациями типа документооборота на 50 пользователей может хватить и 10 лицензий.

– Одноразовые опциональные: расходы для разработки (программирование) правил обмена данными с основной конфигурацией.

– Дополнительные обязательные: расходы на поддержку системы и администрирования пользователей. Поддержку может осуществлять Ваш сотрудник, который является опытным пользователем BAS: аналитик, или человек, который понимает структуру данных в системе и основные принципы работы. Или, можно передать данную функцию на аутсорс компании, которая является предоставляющим таких услуг.

Сейчас наша компания рассматривает вариант предоставления конфигурации BAS Документооборота в аренду, включающий в себя аренду как самой конфигурации, так и услуги по администрированию и поддержке. Но данный вариант работы не исключает дополнительные затраты на настройку обменов данными с Вашей учетной системой.

Есть ли WEB-версия программы?

Да, есть веб-публикация программы. Пример Демо-базы предыдущей редакции программы можно увидеть, например, на следующем ресурсе: http://docflow.demo.1c.ru/corp/uk_UA/

Заявление на отпуск пишется за 14 дней. Система не должна позволять создавать заявления “задним числом” с начала марта датировае 19м?

Данная конфигурация является демонстрационной и, когда создавались данные документы, могли не принять во внимание данное требование законодательства. Конечно, при настройках «Рабочей» версии программы данное требование можно установить как проверку условий запуска процесса согласования а также прописать в инструкции к документу, которую видит пользователь.

Но, здесь есть рекомендация все же не ставить жесткую проверку на содержание данного требования, поскольку ситуации в работе пользователей бывают совершенно разными, например, в связи с ситуацией, которая сейчас складывается в мире, многие компании просто не успели своевременно отреагировать и заставить сотрудников выдержать 14-дневный срок.

Предусмотрена интеграция с BAS ЗУП? Возможно настроить автоматическое создание приказов на отпуск в BAS ЗУП на основании утвержденных заявлений в BAS?

К сожалению, в стандартном решении синхронизация с конфигурацией ЗУП не предусмотрена, но, если учитывая тот фактор, что решение прописаны на единой платформе, можно довольно быстро разработать (запрограммировать) правила синхронизации для удовлетворения данной потребности.

Добрый день! Скажите пожалуйста, это докупается модуль к BAS? Подходит для внешних документов ЭЦП, которыми мы пользуемся в Медок?

BAS Документооборот – это самостоятельная конфигурация, разработанная на платформе BAS.

Если у Вас есть действующий ЭЦП, Вы можете использовать его в данной программе.

Я так понимаю, клиент должен быть подключен к нашей базе BAS?

Нет. Это в первую очередь система внутреннего документооборота компании.

У каждого сотрудника должна быть ЭЦП?

Нет, специально получать ЭЦП для внутренних нужд компании – не является обязательным требованием для работы с программой.

Подписание документов ЭЦП – одна из дополнительных возможностей системы. Для целей внутреннего документооборота (утверждение / рассмотрение / подписание документов) необходимо утвердить Положение о внутреннем документообороте, согласно которому внутренние регламенты и процедуры могут быть утверждены электронным документооборотом. Достаточно создать учетную запись пользователя и настроить для него роли в системе. В этом случае логин и пароль пользователя подтвердят легитимность оформленной визы..

Таким образом, все сотрудники, имеющие доступ к системе, смогут согласовывать (просматривать, утверждать) внутренние документы посредством электронного документооборота..

Как упоминалось выше, решение о том, кому предоставлять доступ к системе, принимает компания.

Или это система работы только внутри компании EBS?

BAS Документооборот – это самостоятельная конфигурация, разработанная на платформе BAS. Он является специализированной программой для решения вопросов автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и тому подобное. Одной из ключевых особенностей программы является то, что она является гибким конструктором для настроек видов внутренних документов и автоматизации внутренних политик и процедур.

Компания EBS может предоставить консультационные услуги по работе программы, услуги по настройке процессов и задач, услуги по администрированию и поддержке базы, а также, при необходимости, привлечения программиста BAS для разработки правил обмена с другой конфигурацией, или внедрения более серьезных доработок.

Корпоративный веб-доступ, Вы предлагаете BAS вынести за пределы корпоративной сети?

Нет, мы не рекомендуем разворачивать базу со свободным внешним доступом. При развертывании публикации на интернете мы рекомендуем делать двухступенчатое подключения: сначала подключения к корпоративной сети через VPN или RDS, после чего – авторизация в системе.

BAS очень плохо работает через WEB – это урезанная платформа.

Предлагаем Вам ознакомиться с Демо-версии конфигурации предыдущей редакции программы, подключение к которой происходит через WEB-публикацию: http://docflow.demo.1c.ru/corp/uk_UA/

Конечно, не рекомендуется использовать Веб-публикацию для загрузки справочной информации, настроек процессов, перерасчета прав, или работы с Журналом регистрации.

Но веб-публикация помогает свободно работать пользователям с документами, процессами, мероприятиями, календарю. А также заполнять табели учета времени и получать отчетность.

Получение уборщицей, охранником ключей ЭЦП и доступ этих сотрудников к BAS – несколько завышенные ожидания. Или в этой системе предусмотрено решение для такой категории работников?

Здесь мы говорим о том, что Ознакомление и подписание документов в онлайне – это один из альтернативных путей подписания. Использовать обязательное подписание всеми сотрудниками, включая уборщицу, охранника или водителя, – решение компании. ЭЦП нужен прежде всего для подписантов.

Если в компании введено положение об ЭЦП, тогда можно настроить такой метод подписания документов для большего числа сотрудников.

Механизм предоставления документов для налоговой проверки?

Здесь есть две опции:

Предоставить проверяющему доступ к системе с доступом к необходимым видов документов.

Сохранить необходимые документы и передать, например, в формате pdf. Сохранившиеся документы будут содержать соответствующие отметки времени подписания.

Где хранятся документы, подписанные?

Подписанные документы хранятся в программе, с привязкой к электронным документам.

Сколько занимает внедрение вашей программы?

Продолжительность зависит от нескольких факторов, а также от сложности процессов.

Мы считали по формуле:

Автоматизация 3 простых бизнес процессов (под «простыми» имеются в виду те процессы, которые можно автоматизировать в системе без дополнительного программирования).

Настройка доступов для 4 ролей.

25 пользователей.

При выполнении данных условий, а также глубокого привлечения ответственных лиц срок основного внедрения может составить одну рабочую неделю.

При более сложных условиях, автоматизация и внедрение данной системы может занять до нескольких месяцев / полгода. Отсчет начинается с момента приобретения и развертывания базы.

Сработает ли модуль для агропредприятий, написанный на базе базового бухгалтерии BAS?

Да, но, кроме расходов на приобретение конфигурации, желательно будет разработать правила синхронизации данных. Иначе персонала, работающего в обеих системах, в частности Бухгалтеру, переносить данные из одной программы в другую в ручном режиме.

Возможно, пропустила момент – электронное заявление на отпуск должен подписываться электронной подписью? Кадровые документы – в частности, заявления – должны быть написаны от руки. В данном случае как быть?

По поводу формирования документов – Заявлений, нет действующей законодательной требования по написанию Заявлений от руки. Заявление может быть сформирована в электронном виде, после чего распечатанная и подписанная сотрудником.

Если мы говорим о подписании документов ЭЦП, согласно Закона Украины «Об электронных доверительные услуги», ст.17 «Использование электронных доверительных услуг»:

«Электронное взаимодействие физических и юридических лиц, требующая отправки, получения, использования и постоянного хранения с участием третьих лиц электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны содержать собственноручную подпись в соответствии с законодательством, а также аутентификация в составных частях информационных систем, в которых осуществляется обработка таких электронных данных и владельцами информации в которых являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности, должны осуществляться с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг.»

Но, прецедентного опыта нет, поэтому, если Ваша кадровая служба сомневается, Вы можете использовать данный инструмент для принятия и согласования Заявлений, после чего, когда сотрудники вернутся в офис, распечатать группой данные документы для их подписания физическим подписью.

А сколько стоит BAS?

Конфигурация BAS Документооборот стоит 62700 грн. Но, конечно, кроме системы в Компании должна быть приобретена лицензия на установку платформы (серверная), а также необходимое количество пользовательских лицензий. Если в Вашей компании установлена официальная конфигурация BAS, то Вам нет необходимости отдельно покупать платформу, Вы можете использовать приобретенную ранее.

Лицензии пользователей также являются универсальными, но здесь надо будет просчитать прирост одновременного количества пользователей, и, в случае необходимости, докупить необходимое количество пользовательских лицензий.

Настройка шаблона только через ИТС (программиста)?

Нет. Все то, что было охвачено в рамках презентации – это возможности программы, которые может использовать / настраивать Аналитик или другой сотрудник, который хорошо понимает структуру данных в системах BAS.

Или, если мы говорим о процедуре внедрения и поддержки решения «под ключ», данную услугу может оказывать компания-интегратор, в штате которой есть своя команда Аналитиков, Программистов и Тестировщиков.