С 10 июня 2021 вступил в силу  Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее – Закон № 1217).

Старт этого Закона является началом конца привычных бумажных трудовых книжек, которые использовались для фиксации трудовых отношений.

Переход на электронный учет продлится пять лет. Именно столько времени отведено для включения Пенсионным фондом в реестр застрахованных лиц Госреестра недостающих сведений о трудовой деятельности работников.

 

С 10 июня 2021 года:

  • начинается 5-летний период, отведено на представление сканированных копий трудовых книжек;
  • нужно придерживаться новых правил увольнения – выдавать копию приказа о прекращении трудовых отношений при любой основании увольнения;
  • записи в бумажную трудовую книжку проводятся только по желанию работника;
  • все записи, которые делались ранее в бумажную трудовую книжку, должны вноситься в электронный реестр через портал ПФУ;
  • работодатель больше не будет хранить трудовые книжки, они остаются у работника;
  • определяем, на основное место работы принимается работник или по совместительству, уже по заявлению работника, а не по факту предоставления трудовой книжки;
  • на (не) начисления ЕСВ в размере не менее минимального влияет именно такое заявление. В течение пяти лет работодатели за работников или работники сами за себя смогут передать Пенсионному фонду недостающие сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

Передавать с помощью веб-портала электронных услуг Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua).

Будет доступно два варианта (!) на выбор:

  • в виде сканированных копий трудовых книжек. Заходим в электронный кабинет на вебпортал ПФУ. В разделе «Коммуникации с ПФУ» выбираем сервис «Сведения о трудовой деятельности работника». Читаем инструкцию и заходим в раздел загрузки. Заполняем форму своего работника. Добавляем (1) скан-копии трудовой книжки и (2) сканированную копию согласия на обработку персональных данных работника.

Скан-копии должны быть четкими и содержать страницы в хронологическом порядке. Рекомендуемое разрешение при сканировании – 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf; размер каждого файла не должен превышать 1 Мб;

  • в виде оцифрованных копий трудовой книжки – путем создания соответствующей записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда.

То есть можно будет внести сведения о трудовой деятельности из трудовой книжки в разделе «Сведения о трудовой деятельности» и добавить скан-копии документов, на основании которых вносились записи. Это более трудоемкий вариант.

В любом случае советуем вам не спешить. Дело в том, что

ВАЖНО!

Пенсионный фонд должен установить порядок и сроки представления сведений о трудовой деятельности.

Это прямо указано в п. 2 разд. ІІ Закона № 1217.

Если говорить о сроках представления, то, вероятно, в ПФУ захотят сначала получить информацию о трудовом стаже работников, которым недолго осталось до пенсии. А вот молодежь оставят на потом. Ведь получить информацию (в том числе и скан-копии документов) – мало. Ее следует должным образом обработать.

Кадровые вопросы возникают перед работодателем с 10 июня 2021?

Начнем с тех работников, которые на 10.06.2021 г. Находятся в трудовых отношениях с работодателем (юрлицом или СПД).

Работодатель-юрлицо. Здесь на первое место выходит вопрос предоставления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников.

Конечно, законодатель не устанавливает обязанности именно работодателя направлять такие сведения. Они могут быть получены Пенсионным фондом непосредственно от застрахованного лица, то есть работника.

Но трудовые книжки работодатели-юрлица хранят в себе. Просто так отдать их работникам на руки нельзя.

В таком случае наполнять реестр застрахованных лиц недостающими сведениями, вероятно, придется работодателям-юрлицам.

ВНИМАНИЕ!

После предоставления сведений Пенсионному фонду имеющиеся на предприятии трудовые книжки выдаем работникам на руки под роспись.

Даже если там только запись о приеме на работу.

Заметим, что пока нет разъяснений, где именно работник должен поставить свою подпись о получении трудовой книжки.

Для этого подходит Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). В графе 12 этой книги ответственное лицо работодателя может указать дату предоставления сведений и основание выдачи трудовой книжки, например: «21.06.2021, п. 2 разд. ІІ Закона от 05.02.2021 № 1217-IX», а в графе 13 работник поставит свою подпись о получении трудовой книжки.

Далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде.

Работник может обратиться с требованием к работодателю внести сведения о работе и о поощрении и награды за успехи в работе (если, конечно, были) в его трудовую книжку. И работодатель обязан выполнить такое требование.

Однако трудовую книжку у себя работодатель не оставляет. Внес запись – отдал трудовую работнику.

Если увольняется работник, который был принят на работу в 10.06.2021 г., однако сведения о его трудовой деятельности еще не успели передать Пенсионному фонду.

В таком случае действуем по старой привычной схеме.

В день освобождения проводим окончательный расчет с работником и выдаем ему надлежащим образом заполненную трудовую книжку с записью об увольнении с работы.

А еще вручаем работнику копию приказа об увольнении.

ВАЖНО!

Предоставление работнику копии приказа об увольнении в день увольнения становится обязанностью работодателя.

Имея трудовую книжку на руках, он может и сам передать сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионный фонд через кабинет застрахованного лица на веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Работодатель-ФЛП. Он не хранит у себя трудовые книжки работников. Трудовые находятся на руках у работников. Поэтому в последнее ничто не мешает подать сведения в Пенсионный фонд самостоятельно, без участия предпринимателя.

Если освобождаем работника 10.06.2021 г. Или поздно, обязательно спрашиваем у него, передал он сведения о трудовой деятельности Пенсионному фонду.

если:

  • нет, то вносим запись об увольнении в трудовую книжку работника и выдаем ему копию приказа об увольнении с работы;
  • да, то выдаем работнику копию приказа об увольнении. А вот запись об увольнении вносим в трудовую книжку, только если работник этого желает.

 

С работниками, которых принимаем на работу с 10.06.2021 г. Или позже, работаем по новым правилам.

УВАГА!

При трудоустройстве лицо предоставлять работодателю или трудовую книжку (при наличии), либо сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц.

Что это за сведения такие? Будут ли они актуальными для работодателя при приеме работника на работу? Трудно сказать. Ведь сегодня сведения о трудовой деятельности Пенсионный фонд черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Этот отчет – квартальный. Поэтому о трудовых новости (принятие / перевод / увольнение) работники ПФУ узнают со значительным опозданием.

В любом случае работодатель должен выполнить требование КЗоТ. Поэтому если работник не предоставляет трудовую – отправляем его в Пенсионный фонд.

Нужно же понимать, как принимать работника: по основному месту работы или по совместительству.

З Законе про ЕСВ  указано, что основным местом работы является то, которое определено работником в качестве основного согласно поданному заявлению (до отзыва).

Что это за заявление такая и кому она подается? В заявлении о принятии на работу пожаловать работника четко указать форму занятости: на основное место работы или по совместительству он трудоустраивается.

Рекомендуем просить у работника при приеме на работу именно трудовую книжку, а дальше действовать по ситуации.

Если трудовая книжка находится:

  • у другого работодателя, поскольку, по информации работника, еще не переданы сведения о его трудовой деятельности, то понимаем, что этого работника сможем принять исключительно по совместительству. Поэтому просим его указать в заявлении о принятии именно такую ​​форму занятости.

Отправляем работника в Пенсионный фонд получить информацию о трудовой деятельности, ведь именно этот фонд ведет реестр застрахованных лиц;

  • у работника на руках, то:

1) выясняем у него, не работает он на основании трудового договора на другом предприятии (в ФЛП). Внимательно изучаем трудовую книжку, нет ли в ней записи при приеме на работу без записи об увольнении. Если есть, то просим предоставить копию приказа об увольнении. (Предоставление такого приказа не предусмотрено КЗоТ);

2) просим указать в заявлении о принятии на работу форму занятости: основное место работы или совместительство.

Внимание!

Если работник предоставляет трудовую книжку, работодатель имеет право ознакомиться с ней, а после должен вернуть ее такому работнику.

Дело в том, что в ст. 48 КЗоТ   указано, что трудовая книжка хранится у работника.

Работник может попросить работодателя внести в трудовую книжку сведения о работе или о поощрении. Отказать нельзя!

Вносим записи в трудовую книжку и отдаем ее на хранение работнику.

О скан-копии и предоставления сведений о трудовой деятельности. Поскольку работник имеет трудовую на руках, то он сам в случае необходимости сможет предоставить необходимые сведения о трудовом стаже Пенсионному фонду. Поэтому по новым работникам нельзя не сканировать.

Однако если хотите, можете помочь им. За это вы получите возможность расчета страхового стажа для больничных только по данным реестра застрахованных лиц Госреестра, в том числе по имеющимся в нем данными о трудовой деятельности работников. Такие изменения по учету больничного страхового стажа будут внесены в ч. 2 ст. 21 Закона о соцстраховании .

А если не хотите помогать, или на это нет времени или работник хочет сканировать самостоятельно, то рекомендуем сделать копию его трудовой книжки перед тем, как ее отдать. В случае, если работник заболеет и для расчета потребуется страховой стаж, а его ни в Госреестре нет, так работник не передал, ни трудовой книжки работника у вас нет.

А как быть, если у работника отсутствует трудовая книжка, однако он желает ее завести, так как не доверяет техническому прогрессу? Без проблем! Даже если работник трудоустраивается впервые и не имеет трудовой книжки, он может обратиться к работодателю с требованием оформить ее. И опять-таки отказать работодатель не будет иметь права.

Отметим, что КМУ должен будет определить порядок ведения трудовых книжек в новых условиях. Поэтому, возможно, совсем скоро нас с вами ждут изменения и на этом фронте.

Но однозначно, что о окончательное прощание с бумажными трудовыми книжками говорить рано.