Перечень расходов, возмещаемых работнику и при этом не облагаются НДФЛ и ВЗ, четко определен в п.п. 170.9.1 НКУ. В этом перечне указаны, в частности, и расходы на обязательное страхование.

Нюансы оплаты страхования в командировке

Такие расходы должны быть подтверждены оригиналами соответствующих документов и быть связанными с хозяйственной деятельностью предприятия.

Для каждого из видов страхования необходимо определиться с тем, можно ли его отнести к обязательному.

Самые распространенные виды страхования, стоимость которых уплачивается:

1) в командировках по Украине – личное страхование от несчастных случаев на транспорте; страхование туристов (медицинское и от несчастного случая);

2) в командировках за границу – медицинское страхование и от несчастного случая; страхование гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств.

Страхование от несчастных случаев на транспорте

 

Если в командировке по Украине работник пользуется пассажирским транспортом, ему не избежать личного страхования от несчастных случаев на транспорте. Ведь этот вид страхования является обязательным в соответствии с п. 6 ст. 7 Закона № 85.

Порядок осуществления такого страхования относительно пассажиров железнодорожного, морского, внутреннего водного, автомобильного и электротранспорта, кроме внутреннего городского, во время поездки или пребывания на вокзале, в порту, на станции, пристани установленный Положением № 959. Согласно его нормам, пассажиры считаются застрахованными с момента объявления посадки в транспортное средство до момента завершения поездки.

Страховой платеж по обязательному личному страхованию от несчастных случаев на транспорте содержится с пассажира перевозчиком. Действует перевозчик от имени страховщика за вознаграждение на основании договора поручения.

Каждому застрахованному лицу перевозчик, выступает агентом страховщика, выдает страховой полис. Он может быть оформлен как на отдельном бланке, так и содержаться на обратной стороне билета, где указываются размер и сумма страхования. Чаще всего именно транспортный билет — это документ, подтверждающий не только расходы на проезд, но и расходы на личное страхование от несчастных случаев на транспорте.

В связи с тем, что личное страхование от несчастных случаев на транспорте является обязательным, то при возмещении расходов на такое страхование налогооблагаемого дохода у работника не возникает.

Оснований для удержания НДФЛ и ВЗ нет. ЕСВ не начисляем в связи с тем, что любые расходы не входят в фонд оплаты труда в соответствии с п.п. 3.15 Инструкции № 5. Подтверждает это и п. 6 разд. I Перечня № 1170, что определяет выплаты от работодателя, на которые не начисляется ЕСВ.

Медицинское страхование при командировке за границу

В п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ указано, что в случае, когда законы страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзит, предусматривают обязательное страхование жизни или здоровья лица, командированного или его гражданской ответственности (в случае командировки на автомобиле), то расходы на такое страхование при возмещении не включают в налогооблагаемый доход командированного лица.

Итак, если приобретение медицинского страхового полиса является обязательным для загранкомандировки, то расходы на его приобретение можно компенсировать работнику без удержания НДФЛ, ВЗ и начисления ЕСВ.

Если медицинская страховка для въезда в зарубежной стране не является обязательным, тогда работник не имеет права на компенсацию ее стоимости.

Подтвердить обязательность медицинской страховки можно с помощью перечня документов, необходимых для въезда в ту или иную страну. Такой перечень приведен, как правило, на сайте посольства страны в Украине.

 

Автогражданка при выезде за границу

Если вы планируете командировку за границу на транспортном средстве предприятия, надо учесть, что согласно ст. 16 Закону № 85 в случае выезда зарегистрированного в Украине автотранспортного средства на территорию другой страны – члена международной системы автострахования «Зеленая карта», владелец такого транспортного средства обязан:

1) заключить договор международного обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств, действие которого распространяется на эти страны;

2) получить от страховщика – полного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховой сертификат «Зеленая карта» единого образца, который принят во всех странах – членах этой международной системы страхования.

Контроль за наличием сертификата «Зеленая карта» возложены на пограничную службу.

Получить от страховщика – полного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховой сертификат «Зеленая карта» единого образца, который принят во всех странах – членах этой международной системы страхования.

Контроль за наличием сертификата «Зеленая карта» возложены на пограничную службу (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

Страховка в авансовом отчете

Если страхования, по которым были понесены расходы в командировке, является обязательным, то при возмещении таких расходов налогооблагаемого дохода у работника не возникает.

Для компенсации работнику расходов на обязательное страхование в командировке необходимые оригиналы подтверждающих документов и наличие связи таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.

Страхование водителей

Страхование от несчастных случаев на транспорте – это обязательное страхование, предусмотренное п. 6 ст. 7 Закону № 85. Такой вид страхования является обязательным только для водителей – работников транспортных предприятий, непосредственно занятых на транспортных перевозках (п. 1 Положения № 959).

Определение принадлежности предприятий к транспортным дает ст. 6 Закона про транспорт. Так, транспортными считаются предприятия, осуществляющие перевозки пассажиров, грузов, багажа, почты и предоставляют другие транспортные услуги.

Страховать водителей должны юридические лица или физические лица – предприниматели, являющиеся собственниками транспортных средств или эксплуатируют их и заключили со страховщиком договора страхования (п. 4 Положения № 959). Застрахованными водители считаются только на время обслуживания поездки (п. 2 Положения № 959).

Это установлено п.п. 165.1.5 НКУ та п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

В разд. I 4ДФ Налогового расчета следует отражать суммы таких страховых взносов с признаком дохода «132».

Если предприятие не относится к транспортным, то страхование водителей будет добровольным.

При этом у застрахованного лица возникнет налогооблагаемый доход (НДФЛ по ставке 18%, ВЗ по ставке 1,5%). В разд. I 4ДФ Налогового расчета необходимо отразить доход с признаком «124». Также надо учесть неденежный характер такого дохода и при исчислении НДФЛ применить натуральный коэффициент 1,219512. А вот ВЗ удерживайте с «чистой» стоимости страхования.

Кроме того, сумма страховых взносов на добровольное страхование водителей будет базой начисления ЕСВ. Ведь она входит в фонд оплаты труда (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

В бухгалтерском учете суммы страховых взносов по договорам страхования включаются в соответствующие расходы (НП(С)БО 16). Транспортным предприятиям необходимо отражать такие суммы в составе общепроизводственных расходов на счете 91 (п. 15.7 НП(С)БО 16). Если страховые взносы уплачиваются за длительный период, необходимо учитывать их как расходы будущих периодов на счете 39, а затем в каждом месяце действия договора страхования списывать суммы со счета 39 в расходы отчетного периода.