Как оформлять отсутствие работника на работе в период карантина

В начале 2020 году Украина, как и весь мир, оказалась в ситуации, которую никто не ожидал и не был  готов – карантин, вызванный всемирной пандемией, вызванной Covid-19. Вместе с установлением карантина на всей территории Украины Комиссия по чрезвычайным вопросам обязала предприятия максимально ограничить присутствие работников в офисе, а некоторые вынуждены были вообще приостановить свою работу.

Перед компаниями-работодателями сразу встал вопрос, каким образом оформлять отсутствие работников на рабочем месте и при этом не нарушить закон и права работников. И, если на момент начала карантина эти вопросы вызвали растерянность и необходимость ломать голову, чтобы найти максимально правильный выход для различных ситуаций, то на сегодняшний день законодательство несколько облегчило жизнь работодателей путем внесения необходимых изменений в соответствующие нормативные акты.

Таким образом, на сегодняшний день работодатели четко понимают как действовать в любом случае, связанном с отсутствием работника на рабочем месте. Рассмотрим варианты для разных ситуаций и потребностей.

1. Перевод работников на «отдаленную» работу (надомную или дистанционное) на период карантина. Данная опция подойдет для компаний и работников, работа которых не требует особых условий или оборудования и может быть выполнена удаленно без ежедневного посещения офиса. То есть, работники так же выполнять свои обязанности, но вне офиса работодателя. Первоочередной задачей работодателя в данном случае будет определиться с тем, какой именно тип удаленной работы подойдет в каждом отдельном случае или компании в целом. Ниже изображены основные различия между дистанционной и надомной работой:

Для перевода работника на дистанционную или надомную работу на период карантина с сохранением условий, предусмотренных выше, работодателю достаточно издать соответствующий приказ, с которым ознакомить работников до даты установления удаленной работы. В случае же, если любой из приведенных условий необходимо изменить (например, предусмотреть соблюдение ПВТР при дистанционной работе), одного приказа работодателя будет недостаточно и возникает необходимость заключения трудового договора о дистанционной (надомной) работе.

2. Установление работникам неполного рабочего времени. Неполное рабочее время предусматривает выполнение работы работником на условиях неполного рабочего дня или недели с оплатой пропорционально отработанному времени. Таким образом будет выходом для тех работников, которые по разным причинам не имеют возможности работать полный рабочий день. Кроме того, данная опция будет спасением для тех компаний, объемы работы которых уменьшились во время карантина и необходимость выполнения работником работы в режиме полной продолжительности рабочего времени временно отсутствует.
Установление неполного рабочего времени может быть применено как при работе в офисе, так и при удаленной работе и требует заявления от работника или предупреждения последнего за два месяца об изменении существенных условий труда.

Неполное рабочее время может быть установлен и по требованию работника, если он принадлежит к одной из приведенных категорий:
– беременные женщины

– женщины, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида

– лица, осуществляющие уход за больным членом семьи.

То есть, подводя итог, делаем вывод, что установление неполного рабочего времени прежде всего требует взаимного согласия работника и работодателя. Однако в отдельных случаях, при условии соблюдения требований законодательства, может быть применен и по единоличному решению одной из сторон.

3. Простой. В случае же, если предприятие или отдельные его подразделения вынуждены вообще прекратить свою деятельность на некоторое время в связи с карантинными ограничениями, и, соответственно работники не имеют возможности выполнять свою работу по независящим от них причинам, на предприятии вводится простой.

Простой может быть введен как для всего предприятия, так и для отдельных подразделений, должностей. Такой тип простоя квалифицируется как таковой, возникший не по вине работника, а затем оплачивается в размере не ниже, чем 2/3 оклада, а в некоторых случаях даже с сохранением среднего заработка. Вопрос введения простоя не требует согласия и решается работодателем по согласованию с представителем трудового коллектива.
Решение об объявлении простоя оформляется путем составления акта, издания соответствующего приказа и ознакомления с ним работников, которых будет касаться простой. В приказе следует указать причины простоя, порядок оплаты, а также определить место пребывания работников на такой период. В случае объявления простоя отдельным сотрудникам им, по возможности, необходимо предложить другую работу на этом предприятии на соответствующий период.

4. Отпуск без сохранения заработной платы. Оформление отсутствия работника на работе таким образом подойдет для тех работников, которые в период карантина по разным причинам вообще не могут или не желают работать в течение определенного времени по собственной инициативе. Благодаря изменениям и дополнениям к ст. 26 Закона Украины «Об отпусках» такой отпуск не включается в общий срок отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон, установленной данной статьей в год. То есть, неоплачиваемый отпуск на период карантина предоставляется сверх предусмотренных 15 календарных дней, а ее продолжительность ограничивается только сроком действия карантина на территории Украины.

Отпуск без сохранения заработной платы на период карантина может быть предоставлен работнику только по его личному заявлению.

5. Листок нетрудоспособности на период самоизоляции. Такой вариант оформления отсутствия будет оптимальным как для работника, так и для работодателя в случае, если работнику необходимо пребывание на самоизоляции, но его работа имеет такую специфику, не позволяет выполнять ее удаленно, то есть в месте нахождения на период самоизоляции. Лицами, которые нуждаются в самоизоляции есть те, кто фактически не болеет Covid-19, но:
– находились в контакте с больным Covid-19

– подозревают в инфицирования

– совершили пересечение государственной границы или пересечение контрольных пунктов въезда на временно оккупированную территорию и выезда с нее и дали согласие на самоизоляцию с использованием системы через мобильное приложение.
Таким лицам после обращения в медицинское учреждение выдается листок нетрудоспособности установленного образца, сроком 14 календарных дней. На бланке такого листка нетрудоспособности лечащий врач собственноручно указывает причину нетрудоспособности “изоляция от Covid-19-11». Оплата периода самоизоляции осуществляется в размере 50% от среднего заработка независимо от страхового стажа работника по общему правилу оплаты больничных 5 дней за счет предприятия, а начиная с 6-го дня – за счет средств Фонда социального страхования.
Таким образом мы видим, что на сегодня у работодателя есть инструменты для оформления отсутствия работника на рабочем месте на период карантина для любой ситуации: от нежелания или невозможности работника выполнять свою работу вообще до временной приостановки работы компании или отдельных ее подразделений. Благодаря этому, работодателям больше не нужно «изобретать велосипед», а достаточно лишь выбрать один из предложенных вариантов, проанализировав обстоятельства, возможности и потребности каждого участника трудовых отношений.

Ольга Харченко,
Старший HR консультант, EBS