С 1 сентября 2021 вступил в силу ДСТУ 4163: 2020 о правилах составления документов.
Как и предыдущий ДСТУ 4163-2003, новый документ содержит требования к составлению организационно-распорядительных документов:
— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т.д.);
— распорядительных (постановления, решения, приказы, распоряжения);
— информационно-аналитических (акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма и т.д.).
Распространяется ДСТУ на все госорганы, органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, организации и другие юридические лица независимо от формы собственности. Для физических лиц-предпринимателей этот стандарт носит рекомендательный характер.
- Подпись. Теперь полные инициалы или отчество не указываются. Только имя и фамилия (без отчества) надо писать во всех других реквизитах.
- Дата. При цифровом и словесно-цифровом обозначении день месяца должен всегда состоять из двух цифр. Если пишем дату только цифрами, то после нее ни слово «год», ни «р.» не ставим.
- Место составления документа. Чтобы указать место составления документа, например, город Киев, то слово «город» или «г.» перед ним ставить не надо. Во всех остальных случаях, по-прежнему, сокращение “г.”, “с.», «пгт.» и др используем.
- Ознакомление с документом. В перечне реквизитов появился реквизит «отметка об ознакомлении с документом” (учитывать изменения в части подписи).
Когда ДСТУ не важен
Перечень обязательных реквизитов первичных документов предусмотрен в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (Закон о бухучете) и в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (Положение № 88).
Новый ГОСТ не влияет на признание в бухгалтерском учете первичных документов действительными. ДСТУ регулирует только местоположение и внешний вид реквизитов. Если оформить в первичных документах реквизиты не в соответствии с рекомендациями ГОСТ, то недействительными их признать не имеют права.
Кроме того, несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не является основанием для непризнания хозяйственной операции, если это не мешает ее идентификации. Эта позиция неоднократно подтверждалась Верховным Судом Украины.
Регулировка по кассовым и расчетных документам осуществляется специальными нормативно-правовыми актами:
— Положенням, затвердженим постановою правління НБУ від 29.12.2017 г. № 148, — для касових документів;
— Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13, — для розрахункових.
Визнати касові або розрахункові документи недійсними через невідповідність ДСТУ не можна.
Новий ДСТУ не стосується договорів, визнати недійсним договір через невідповідність новому ДСТУ не можна. За недотримання ДСТУ в кадрових документах штрафів немає.
Коли ДСТУ важливий:
Судовий процес. Дотримуватися ДСТУ важливо під час засвідчення копій документів, що додаються до позовів, апеляційних і касаційних скарг.
Офіційні документи держорганів. Невідповідність ДСТУ в реквізитах документів, що видаються держорганами, може вплинути на їх дійсність.
Тендери. З документами, що не відповідають ДСТУ, можуть виникнути проблеми під час участі у тендерах. адже там досить суворі правила до зовнішнього вигляду документів.
ДСТУ не привніс зміни в бухгалтерський облік, при оформленні первинних бухгалтерських документів необхідно орієнтуватися на Закон про бухоблік і Положення № 88.