Первинку втрачено під час бойових дій: що робити далі
Первинні документи мають значення не лише для бухобліку, але й для цілей оподаткування. Податковий Кодекс України передбачає правила відновлення знищених первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено п. 44.5 ПКУ.
Правила такі:
- по-перше, платник податків зобов’язанийписьмово повідомити ДПСУ за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події;
- по-друге, до повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалися втрата, пошкодження чи дострокове знищення первинних документів;
- по-третє, для відновлення первинки платнику податків відведено 90 к. дн. із дня, наступного за днем повідомлення про це податківців.
В умовах війни діє низка «воєнних» спецнорм для випадків, якщо платник не має можливості надати документи (Закон України No 2173-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо адміністрування окремих податків у період воєнного, надзвичайного стану). Такі зміни/спецнорми внесено в пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, стосуються вони тих платників, що не можуть пред’явити первинку, на підставі якої сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.
Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є:
- втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями рф;
- неможливість їх вивезти або таке вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, установленими органами влади.
Зауважте, що ці спецнорми поширюються на тих платників, які провадили діяльність на:
- територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії;
- територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями рф.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
У разі якщо втрата документів не пов’язана з проведенням бойових дій, платник податків (податковий агент) не має права застосовувати спецнорми пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Що можна зробити?
Необхідно вирішити два основних питання:
- відновлення втраченої первинки і
- своєчасне повідомлення податківців про втрату.
Відновлюємо первинку
Процес відновлення втрачених документів залежить від багатьох факторів (наявність їх в електронній формі, можливість відновити через контрагентів чи держоргани тощо).
Очевидно, що найпростіше буде відновити первинку, яка була збережена велектронному форматі (звісно, за умови, якщо відповідні носії даних не були пошкоджені під час бойових дій). У цьому випадку достатньо буде (за потреби) роздрукувати відповідні документи й засвідчити підписами уповноважених на це осіб (керівник, головбух тощо).
Далі на підставі відновленої первинки можна вже сформувати відповідні регістри обліку та, як наслідок, звітність (фінансову, податкову тощо).
За схожим сценарієм можна діяти у випадку відновлення документів, що були в контрагентів та держорганів. Зокрема, достатньо звернутися до них у письмовій чи електронній формі для надання відповідних дублікатів або копій.
Повідомляємо податківців
Необхідно подати до ДПСУ за місцем свого обліку письмове повідомлення про неможливість вивезти чи втрату первинних документів.
Таке повідомлення складають у довільній формі за підписом керівника та головного бухгалтера.
При цьому в повідомленні зазначають:
- обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
- податкові (звітні) періоди;
- загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).
Дані та показники податкової звітності платника податків (податкового агента) за податкові (звітні) періоди, зазначені в повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.
Подане повідомлення є підставою для:
- збереження витрат(включаючи витрати у зв’язку з придбанням цінних паперів / корпоративних прав);
- від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток (включаючи від’ємний фінансовий результат за операціями із цінними паперами / корпоративними правами);
- податкового кредиту з ПДВ;
- суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів;
без наявності договірних, розрахункових, платіжних й інших первинних документів, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку й нарахування податку.
Процедура подання повідомлення не деталізована у спецнормі пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Таким чином, можна надіслати повідомлення через електронний кабінет у меню “Листування з ДПС”.
Якщо після подання повідомлення платнику податків (податковому агенту) стане відомо про втрату
первинки (мова йде про остаточну втрату документації), необхідно подати до ДПСУ повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.
Такі платники (агенти) не підлягають перевірці ДПСУ щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у т. ч. по завершенню дії воєнного стану.
Застереження!
Платник податків (податковий агент), який безпідставно застосував положення пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, вважається таким, що ухиляється від сплати податків, та несе відповідальність, передбачену ПКУ й іншими законами України.
Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ покладено на ДПСУ.
У разі відмови у застосуванні зазначених вище спецнорм ДПСУ не пізніше від одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків (податкового агента) видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.
Таке рішення може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку.
До винесення остаточного рішення за справою ДПСУне може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків (податкового агента) щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.
Також у податкових (звітних) періодах, зазначених у відповідному повідомленні, не може бути переглянуто в бік збільшення:
- зазначені суми податкових зобов’язань із податків і зборів, задекларовані в податкових
деклараціях за податкові (звітні) періоди; - суми від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, задекларовані в податкових деклараціях / розрахунках за зазначені податкові (звітні) періоди;
- суми бюджетного відшкодування ПДВ, заявлені в податкових деклараціях за зазначені звітні періоди.