Перелік витрат на відрядження, що відшкодовуються працівнику і при цьому не оподатковуються ПДФО та ВЗ, чітко визначений у п.п. 170.9.1 ПКУ.
У цьому переліку зазначені, зокрема, і витрати на обов’язкове страхування. Такі витрати мають бути підтверджені оригіналами відповідних документів та бути пов’язаними з господарською діяльністю підприємства.
Для кожного з видів страхування необхідно визначитися з тим, чи можна його віднести до обов’язкового.
Найпоширеніші види страхування, вартість яких сплачується:
1) у відрядженнях по Україні — особисте страхування від нещасних випадків на транспорті; страхування туристів (медичне та від нещасного випадку);
2) у відрядженнях за кордон — медичне страхування та від нещасного випадку; страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.
Страхування від нещасних випадків на транспорті
Якщо у відрядженні по Україні працівник користується пасажирським транспортом, йому не уникнути особистого страхування від нещасних випадків на транспорті. Адже цей вид страхування є обов’язковим відповідно до п. 6 ст. 7 Закону № 85.
Порядок здійснення такого страхування стосовно пасажирів залізничного, морського, внутрішнього водного, автомобільного і електротранспорту, крім внутрішнього міського, під час поїздки або перебування на вокзалі, в порту, на станції, пристані встановлений Положенням № 959. Відповідно до його норм пасажири вважаються застрахованими з моменту оголошення посадки в транспортний засіб до моменту завершення поїздки.
Страховий платіж за обов’язковим особистим страхуванням від нещасних випадків на транспорті утримується з пасажира перевізником. Діє перевізник від імені страховика за винагороду на підставі договору доручення.
Кожній застрахованій особі перевізник, що виступає агентом страховика, видає страховий поліс. Він може бути оформлений як на окремому бланку, так і міститися на зворотному боці квитка, де зазначаються розмір та сума страхування. Найчастіше саме транспортний квиток – це документ, що підтверджує не тільки витрати на проїзд, а й витрати на особисте страхування від нещасних випадків на транспорті.
У зв’язку з тим, що особисте страхування від нещасних випадків на транспорті є обов’язковим, то при відшкодуванні витрат на таке страхування оподатковуваного доходу у працівника не виникає.
Підстав для утримання ПДФО та ВЗ немає. ЄСВ не нараховуємо у зв’язку з тим, що будь-які витрати на відрядження не входять до фонду оплати праці згідно з п.п. 3.15 Інструкції № 5. Підтверджує це і п. 6 розд. I Переліку № 1170, що визначає виплати від роботодавця, на які не нараховується ЄСВ.
Медичне страхування при відрядженні за кордон
У п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ зазначено, що у разі, коли закони країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзит, передбачають обов’язкове страхування життя або здоров’я особи, яка відряджена або її цивільної відповідальності (у разі відрядження на автомобілі), то витрати на таке страхування при відшкодуванні не включають в оподатковуваний дохід особи, яка відряджена.
Отже, якщо придбання медичного страхового поліса є обов’язковим для закордонного відрядження, то витрати на його придбання можна компенсувати працівникові без утримання ПДФО, ВЗ та нарахування ЄСВ.
Якщо медична страховка для в’їзду до закордонної країни не є обов’язковою, тоді працівник не має права на компенсацію її вартості.
Підтвердити обов’язковість медичної страховки можна за допомогою переліку документів, необхідних для в’їзду в ту чи іншу країну. Такий перелік наведений, як правило, на сайті посольства країни в Україні.
Автоцивілка при виїзді за кордон
Якщо ви плануєте відрядження за кордон на транспортному засобі підприємства, треба врахувати, що згідно зі ст. 16 Закону № 85 у разі виїзду зареєстрованого в Україні автотранспортного засобу на територію іншої країни — члена міжнародної системи автострахування «Зелена Карта», власник такого транспортного засобу зобов’язаний:
1) укласти договір міжнародного обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів, дія якого поширюється на ці країни;
2) отримати від страховика — повного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховий сертифікат «Зелена Карта» єдиного зразка, який прийнятий в усіх країнах — членах цієї міжнародної системи страхування.
Контроль за наявністю сертифіката «Зелена Карта» покладено на прикордонну службу.
Таким чином, якщо відрядження здійснюється з використанням транспортного засобу підприємства до країн — членів системи автострахування «Зелена Карта», придбання страхового поліса «Зелена Карта» є обов’язковим. Компенсація витрат на придбання «Зеленої Карти» не є оподатковуваним доходом працівника та базою нарахування ЄСВ.
Але будьте уважні! Якщо працівник вибуває у відрядження за кордон на власному автомобілі, не переданому роботодавцеві в оренду, позичку, то у разі компенсації роботодавцем витрат на придбання сертифіката «Зелена Карта» у працівника виникне дохід, що підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Крім того, сума такої компенсації буде базою нарахування ЄСВ, як складова заробітної плати (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).
Страховка в авансовому звіті
Якщо страхування, за яким були понесені витрати у відрядженні, є обов’язковим, то при відшкодуванні таких витрат оподатковуваного доходу у працівника не виникає.
Для компенсації працівнику витрат на обов’язкове страхування у відрядженні необхідні оригінали підтверджуючих документів та наявність зв’язку таких витрат з господарською діяльністю підприємства.
Страхування водіїв
Особисте страхування від нещасних випадків на транспорті — це обов’язкове страхування, передбачене п. 6 ст. 7 Закону № 85. Такий вид страхування є обов’язковим тільки для водіїв — працівників транспортних підприємств, безпосередньо зайнятих на транспортних перевезеннях (п. 1 Положення № 959).
Визначення приналежності підприємств до транспортних дає ст. 6 Закону про транспорт. Так, транспортними вважаються підприємства, що здійснюють перевезення пасажирів, вантажів, багажу, пошти та надають інші транспортні послуги.
Страхувати водіїв повинні юридичні особи або фізичні особи — підприємці, які є власниками транспортних засобів чи експлуатують їх і уклали із страховиком договори страхування (п. 4 Положення № 959). Застрахованими водії вважаються тільки на час обслуговування поїздки (п. 2 Положення № 959).
Це встановлено п.п. 165.1.5 ПКУ та п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
У розд. I 4ДФ Податкового розрахунку слід відображати суми таких страхових внесків з ознакою доходу «132».
Якщо підприємство не належить до транспортних, то страхування водіїв буде добровільним.
При цьому у застрахованої особи виникне оподатковуваний дохід (ПДФО за ставкою 18 %, ВЗ за ставкою 1,5 %). У розд. I 4ДФ Податкового розрахунку треба відобразити дохід з ознакою «124». Також треба врахувати негрошовий характер такого доходу та при обчисленні ПДФО застосувати натуральний коефіцієнт 1,219512. А ось ВЗ утримуйте з «чистої» вартості страхування.
Крім того, сума страхових внесків на добровільне страхування водіїв буде базою нарахування ЄСВ. Адже вона входить до фонду оплати праці (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).
У бухгалтерському обліку суми страхових внесків за договорами страхування включаються до відповідних витрат (НП(С)БО 16). Транспортним підприємствам необхідно відображати такі суми у складі загальновиробничих витрат на рахунку 91 (п. 15.7 НП(С)БО 16). Якщо страхові внески сплачуються за тривалий період, необхідно обліковувати їх як витрати майбутніх періодів на рахунку 39, а потім у кожному місяці дії договору страхування списувати суми з рахунка 39 до витрат звітного періоду.
Перелік витрат на відрядження, що відшкодовуються працівнику і при цьому не оподатковуються ПДФО та ВЗ, чітко визначений у п.п. 170.9.1 ПКУ. У цьому переліку зазначені, зокрема, і витрати на обов’язкове страхування. Такі витрати мають бути підтверджені оригіналами відповідних документів та бути пов’язаними з господарською діяльністю підприємства.
Для кожного з видів страхування необхідно визначитися з тим, чи можна його віднести до обов’язкового.
Найпоширеніші види страхування, вартість яких сплачується:
1) у відрядженнях по Україні — особисте страхування від нещасних випадків на транспорті; страхування туристів (медичне та від нещасного випадку);
2) у відрядженнях за кордон — медичне страхування та від нещасного випадку; страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.
Страхування від нещасних випадків на транспорті
Якщо у відрядженні по Україні працівник користується пасажирським транспортом, йому не уникнути особистого страхування від нещасних випадків на транспорті. Адже цей вид страхування є обов’язковим відповідно до п. 6 ст. 7 Закону № 85.
Порядок здійснення такого страхування стосовно пасажирів залізничного, морського, внутрішнього водного, автомобільного і електротранспорту, крім внутрішнього міського, під час поїздки або перебування на вокзалі, в порту, на станції, пристані встановлений Положенням № 959. Відповідно до його норм пасажири вважаються застрахованими з моменту оголошення посадки в транспортний засіб до моменту завершення поїздки.
Страховий платіж за обов’язковим особистим страхуванням від нещасних випадків на транспорті утримується з пасажира перевізником. Діє перевізник від імені страховика за винагороду на підставі договору доручення.
Кожній застрахованій особі перевізник, що виступає агентом страховика, видає страховий поліс. Він може бути оформлений як на окремому бланку, так і міститися на зворотному боці квитка, де зазначаються розмір та сума страхування. Найчастіше саме транспортний квиток – це документ, що підтверджує не тільки витрати на проїзд, а й витрати на особисте страхування від нещасних випадків на транспорті.
У зв’язку з тим, що особисте страхування від нещасних випадків на транспорті є обов’язковим, то при відшкодуванні витрат на таке страхування оподатковуваного доходу у працівника не виникає.
Підстав для утримання ПДФО та ВЗ немає. ЄСВ не нараховуємо у зв’язку з тим, що будь-які витрати на відрядження не входять до фонду оплати праці згідно з п.п. 3.15 Інструкції № 5. Підтверджує це і п. 6 розд. I Переліку № 1170, що визначає виплати від роботодавця, на які не нараховується ЄСВ.
Медичне страхування при відрядженні за кордон
У п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ зазначено, що у разі, коли закони країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзит, передбачають обов’язкове страхування життя або здоров’я особи, яка відряджена або її цивільної відповідальності (у разі відрядження на автомобілі), то витрати на таке страхування при відшкодуванні не включають в оподатковуваний дохід особи, яка відряджена.
Отже, якщо придбання медичного страхового поліса є обов’язковим для закордонного відрядження, то витрати на його придбання можна компенсувати працівникові без утримання ПДФО, ВЗ та нарахування ЄСВ.
Якщо медична страховка для в’їзду до закордонної країни не є обов’язковою, тоді працівник не має права на компенсацію її вартості.
Підтвердити обов’язковість медичної страховки можна за допомогою переліку документів, необхідних для в’їзду в ту чи іншу країну. Такий перелік наведений, як правило, на сайті посольства країни в Україні.
Автоцивілка при виїзді за кордон
Якщо ви плануєте відрядження за кордон на транспортному засобі підприємства, треба врахувати, що згідно зі ст. 16 Закону № 85 у разі виїзду зареєстрованого в Україні автотранспортного засобу на територію іншої країни — члена міжнародної системи автострахування «Зелена Карта», власник такого транспортного засобу зобов’язаний:
1) укласти договір міжнародного обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів, дія якого поширюється на ці країни;
2) отримати від страховика — повного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховий сертифікат «Зелена Карта» єдиного зразка, який прийнятий в усіх країнах — членах цієї міжнародної системи страхування.
Контроль за наявністю сертифіката «Зелена Карта» покладено на прикордонну службу.
Таким чином, якщо відрядження здійснюється з використанням транспортного засобу підприємства до країн — членів системи автострахування «Зелена Карта», придбання страхового поліса «Зелена Карта» є обов’язковим. Компенсація витрат на придбання «Зеленої Карти» не є оподатковуваним доходом працівника та базою нарахування ЄСВ.
Але будьте уважні! Якщо працівник вибуває у відрядження за кордон на власному автомобілі, не переданому роботодавцеві в оренду, позичку, то у разі компенсації роботодавцем витрат на придбання сертифіката «Зелена Карта» у працівника виникне дохід, що підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Крім того, сума такої компенсації буде базою нарахування ЄСВ, як складова заробітної плати (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).
Страховка в авансовому звіті
Якщо страхування, за яким були понесені витрати у відрядженні, є обов’язковим, то при відшкодуванні таких витрат оподатковуваного доходу у працівника не виникає.
Для компенсації працівнику витрат на обов’язкове страхування у відрядженні необхідні оригінали підтверджуючих документів та наявність зв’язку таких витрат з господарською діяльністю підприємства.
Страхування водіїв
Особисте страхування від нещасних випадків на транспорті — це обов’язкове страхування, передбачене п. 6 ст. 7 Закону № 85. Такий вид страхування є обов’язковим тільки для водіїв — працівників транспортних підприємств, безпосередньо зайнятих на транспортних перевезеннях (п. 1 Положення № 959).
Визначення приналежності підприємств до транспортних дає ст. 6 Закону про транспорт. Так, транспортними вважаються підприємства, що здійснюють перевезення пасажирів, вантажів, багажу, пошти та надають інші транспортні послуги.
Страхувати водіїв повинні юридичні особи або фізичні особи — підприємці, які є власниками транспортних засобів чи експлуатують їх і уклали із страховиком договори страхування (п. 4 Положення № 959). Застрахованими водії вважаються тільки на час обслуговування поїздки (п. 2 Положення № 959).
Це встановлено п.п. 165.1.5 ПКУ та п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
У розд. I 4ДФ Податкового розрахунку слід відображати суми таких страхових внесків з ознакою доходу «132».
Якщо підприємство не належить до транспортних, то страхування водіїв буде добровільним.
При цьому у застрахованої особи виникне оподатковуваний дохід (ПДФО за ставкою 18 %, ВЗ за ставкою 1,5 %). У розд. I 4ДФ Податкового розрахунку треба відобразити дохід з ознакою «124». Також треба врахувати негрошовий характер такого доходу та при обчисленні ПДФО застосувати натуральний коефіцієнт 1,219512. А ось ВЗ утримуйте з «чистої» вартості страхування.
Крім того, сума страхових внесків на добровільне страхування водіїв буде базою нарахування ЄСВ. Адже вона входить до фонду оплати праці (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5).
У бухгалтерському обліку суми страхових внесків за договорами страхування включаються до відповідних витрат (НП(С)БО 16). Транспортним підприємствам необхідно відображати такі суми у складі загальновиробничих витрат на рахунку 91 (п. 15.7 НП(С)БО 16). Якщо страхові внески сплачуються за тривалий період, необхідно обліковувати їх як витрати майбутніх періодів на рахунку 39, а потім у кожному місяці дії договору страхування списувати суми з рахунка 39 до витрат звітного періоду.