Квартальна премія й оплата відрядження

Міністерство соціальної політики України в листі від 09.09.2019 р. №1288/0/206-19 надало роз’яснення щодо правильності  визначення виплати за час відрядження (денний заробіток чи середня заробітна плата), а також, як враховувати квартальну премію, розраховуючи середню заробітну плату для відрядження, чи коригувати на коефіцієнт підвищення квартальну премію.

Оплата праці під час відрядження:

Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), працівникам, направленим у службове відрядження, виконана робота оплачується відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток.

Тож роботодавець має діяти за таким алгоритмом:

1) розрахувати денну заробітну плату працівника у місяці відрядження. Заробітну плату слід розраховувати відповідно до умов, визначених трудовим договором (виходячи з окладу, тарифної ставки тощо). Наприклад, береться оклад працівника і ділиться на кількість робочих днів у місяці відрядження за графіком такого працівника;

2) розрахувати середньоденну заробітну плату працівника відповідно до Постанови КМУ від 08.02.1995 року №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» (далі – Порядок №100);

3) порівняти денну і середньоденну заробітну плати. Адже працівник має право на оплату праці під час відрядження виходячи з більшої із таких заробітних плат.

Якщо середньоденна заробітна плата буде більшою, працівникові цей час оплатять виходячи зі середньоденної, якщо ж меншою — виплатять заробітну плату згідно з умовами трудового договору.

Таким чином, середня заробітна плата для відрядження — це другорядна величина, з якою порівнюють денний заробіток, який виплачується згідно з умовами трудового договору.

Середня заробітна плата для відрядження

Відповідно до Порядку №100, у випадку розрахунку середньої заробітної плати для відрядження середньоденна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата.

Якщо період відрядження не в межах одного місяця, наприклад, з 15.09 до 10.10, то розрахунковим періодом будуть два календарні місяці, що передують початку відрядження. Тобто липень-серпень.

Виплати, які враховуються при обчисленні середньої заробітної плати

До складу виплат, які враховуються при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження, включаються:

  • основна заробітна плата;
  • доплати і надбавки;
  • премії, які не мають разового характеру;
  • винагороди за підсумками роботи за рік і вислугу років;
  • індексація тощо.

Згідно з абз. 2 п. 3 Порядку №100, під час обчислення середньої заробітної плати за два останні місяці не враховуються виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов’язків, щорічної та додаткової відпусток, відрядження тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Врахування премій до розрахунку середньої заробітної плати за час відрядження мають  особливості.

Нюанси врахування премій у разі двомісячного розрахункового періоду та коефіцієнт підвищення:

Одноразові премії до свят, професійних дат і ювілеїв до заробітку для визначення середньої заробітної плати за два останні місяці не враховують.

Розглянемо декілька варіантів врахування премій:

  1. Премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Але це за загальним правилом, на що звернули увагу фахівці Мінсоцполітики у коментованому листі, а також Мінпраці у листі від 13.09.2010 р. №804/13/84-10.
  2. Якщо в поточному місяці виплачується премія за попередній місяць, робочі дні розрахункового періоду відпрацьовані не повністю, під час обчислення середньої заробітної плати за останні два місяці цю премію враховують пропорційно до часу, відпрацьованого в розрахунковому періоді (абзац перший п. 3 Порядку №100, лист Мінпраці від 18.04.2012 р. №283/13/155-12).
  3. Коли премію виплачують «місяць у місяць» та її обчислено пропорційно до відпрацьованого часу, її включають до заробітку у фактично нарахованому розмірі (лист Мінпраці від 18.04.2012 р. №283/13/155-12).
  4. Якщо премія нараховується у фіксованому розмірі й робочі дні в розрахунковому періоді відпрацьовані не повністю, її включають до заробітку пропорційно до відпрацьованих робочих днів (лист Мінпраці від 18.04.2012 р. №283/13/155-12).
  5. Премії, які виплачуються за квартал і триваліший проміжок часу, при обчисленні середньої заробітної плати за останні два календарні місяці включаються до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.

Тобто при обчисленні середньої заробітної плати за два місяці квартальна премія, яку виплачено в розрахунковому періоді, враховується у частині 2/3 від нарахованої суми, а саме шляхом додавання до кожного місяця розрахункового періоду 1/3 від нарахованої суми квартальної премії. На цьому наголосили фахівці Мінсоцполітики в коментованому листі від 09.09.2019 р. №1288/0/206-19, а ще раніше це зазначалося в листі Мінпраці від 21.09.2012 р. №991/13/84-12 (див. «ДК» №43/2012).

Квартальна премія та коефіцієнт коригування: який взаємозв’язок?

Фахівці Мінсоцполітики в коментованому листі від 09.09.2019 р. №1288/0/206-19 згадали й про коефіцієнт підвищення.

Згідно з п. 10 Порядку №100, у випадку підвищення тарифних ставок і посадових окладів відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими колективними договорами (угодами), як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за проміжок часу до підвищення коригується на коефіцієнт підвищення тарифних ставок, посадових окладів.

Тож квартальну премію також слід коригувати на коефіцієнт підвищення, але з одним маленьким нюансом: коригуються лише ті виплати, які припадають на період до підвищення посадових окладів, у тому числі частини квартальної премії, яку віднесено до цього періоду.

Наприклад, якщо працівникові, який спрямовується у відрядження у жовтні, зберігається середній заробіток, то розрахунковим періодом буде серпень — вересень. А ще йому з 1 вересня підняли оклад.

Якщо у вересні нараховувалась премія за III квартал, то її враховуватимуть для оплати праці у відрядженні лише у розмірі 2/3 (по 1/3 за кожен місяць розрахункового періоду). I саме ці 1/3 у серпні при розрахунку середньоденної заробітної плати потрібно буде відкоригувати на коефіцієнт підвищення тарифних ставок (співвідношення окладів вересня і серпня).

Строки виплати відпускних

Правило про виплату відпускних за 3 дні до початку відпустки знають всі. А як діяти у нетипових випадках? Наприклад, якщо рішення про надання відпустки прийнято напередодні. І які дні маються на увазі – календарні чи робочі?

Відповідно  ст. 115 КЗпП та ч. 1 ст. 21 Закону «Про відпустки» заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. Що буде, якщо роботодавець порушує ці строки?

Державна служба України з питань праці наголошує: у разі несвоєчасної виплати заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки, відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період.

Мінсоцполітики у листі від 31.03.2020 р. №3512-06/21620-07, зокрема, наводить процедуру перенесення відпусток. При цьому нагадує, що ст. 10 Закону «Про відпустки» визначено порядок надання щорічних відпусток працівникам.

Відповідно до вищезазначеної статті черговість надання щорічних відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Якщо відпустка надається за графіком, то потреби писати на неї заяву у працівника немає. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. І, звісно ж, своєчасно виплатити відпускні.

Якщо ж відпускні своєчасно і в повному обсязі не виплачені, працівник має право на перенесення відпустки. І якщо таке бажання у працівника є, роботодавець зобов’язаний таку відпустку перенести. Закон «Про відпустки» не каже, на коли відпустка у такому випадку має бути перенесена. Тож, це питання має вирішуватись за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем).

У такому випадку заявник має написати заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки. Або вносяться зміни до вже наявного наказу щодо такої відпустки (щодо термінів її надання).

Штрафи за несвоєчасну виплату відпускних або виплату не в повному обсязі:

А якщо працівник не бажає переносити відпустку, але відпускні він отримав невчасно? У цьому випадку буде порушення, яке загрожує роботодавцю штрафом. А розмір такого штрафу залежатиме від терміну затримки у виплаті. Це передбачає ст. 265 КЗпП.

Наприклад, якщо затримка у виплаті відпускних (які розглядаються як заробітна плата за час відпустки) менша ніж місяць, то роботодавцю загрожує штраф в розмірі 1 мінімальної заробітної плати (зараз 5000 грн). Якщо ж затримка більша ніж 1 місяць, штраф становитиме 3 мінімальні заробітної плати (зараз 15000 грн).

При цьому такий самий штраф очікує роботодавця і у випадку, якщо відпускні були виплачені, але не в повному обсязі.

За які три дні слід виплачувати відпускні – календарні чи робочі?

Триденний строк слід рахувати у календарних днях. Про це говорить і Мінсоцполітики у листі від 31.03.2020 р. №3512-06/21620-07 та від 02.10.2019 р. №1432/0/206-19. При цьому день виплати відпускних не враховується.

Держпраці наводить наступні приклади.

Приклад 1. Якщо перший день відпустки — 27.04.2020 р. (понеділок), відпускні слід виплатити не пізніше 23.04.2020 р. (четвер). При цьому виплата заробітної плати за період відпустки може бути проведена і раніше, наприклад, у середу (22.04.2020 р.). Оскільки норма закону (ст. 21 Закону «Про відпустки») говорить, що виплата має бути проведена «не пізніше ніж за три дні до її початку».

Але якщо останній день строку виплати відпускних припадає на вихідний день, відпускні слід виплатити не пізніше останнього робочого дня тижня до початку відпустки.

Приклад 2. Якщо перший день відпустки — 30.04.2020 р. (четвер), то останній день строку виплати відпускних – 26.04.2020 р. (неділя). Оскільки за п’ятиденного робочого тижня субота і неділя — вихідні дні (ч. 2 ст. 67 КЗпП), відпускні виплачуються 24.04.2020 р. (п’ятниця). За шестиденного робочого тижня оплата повинна бути проведена не пізніше 25.04.2020 р. (субота).

 А якщо працівнику треба піти у відпустку буквально наступного дня після подання заяви і складання наказу?

Як роз’яснює Держпраці, у виняткових випадках у разі настання обставин, які зумовили використання працівником щорічної відпустки чи її частини у терміни, коли неможливо провести її оплату у строки, зазначені у ст. 115 КЗпП та у ч. 1 ст. 21 Закону «Про відпустки», в заяві працівник має право вказати про отримання заробітної плати за таку відпустку в терміни, визначені за згодою між працівником та роботодавцем. У таких випадках це не буде розглядатися як порушення вимог законодавства про працю.

Тобто є дві умови для уникнення штрафу у разі несвоєчасної виплати відпускних:

  1. неможливість їх своєчасної виплати (відсутність коштів не є поважною причиною, а ось прийняття рішення про надання відпустки напередодні – так);
  2. домовленість між працівником та роботодавцем про те, що відпускні будуть виплачені в інші строки, ніж передбачено законодавством. Бажано таку домовленість і згоду зафіксувати документально.

Про це говорить і Мінсоцполітики у листі від 05.01.2012 р. №7/13/133-12.