Карантин на аутсорсингу

На початку пандемічного року всім здавалось що через місяць-другий все повернеться в звичний життєвий потік, тому ніхто нічого не змінював ані в житті, ані в бізнес процесах, розраховуючи перечекати бурю. Але як показують реалії сьогодення — нам потрібно підлаштовуватись і оптимально налагоджувати процеси. Як каже народна мудрість — якщо життя підкинуло тобі лимон, варто зробити з нього лимонад. Саме так і варто ставитись до новел, що приніс нам карантин, адже лише вчасно прийнявши нові правила «гри» можна вийти з неї переможцем.

Наприклад, ще рік тому ми проводили всі зустрічі наживо і не знали про існування Zoom, Teams та інших засобів онлайн-спілкування. Але сьогодні ми вже звикли до спілкування на відстані і це виявилось достатньо зручно,  крім того ми ще економимо наш час і кошти, які витрачали на квитки, готелі та інше. До того ж, наш новий ритм життя допоміг розвіяти безліч стереотипів щодо віддаленої роботи  та її неефективності. Звісно, не всі робочі процеси можна організувати дистанційно, але гнучкий графік, який можуть використовувати співробітники, дає свої позитивні наслідки, адже як часто однією із причин пошуку нової роботи був час, який витрачається на щоденне стояння у заторах по дорозі на роботу. Крім того, дистанційна робота дає можливість роботодавцю зменшити розміри офісу та заощадити на оренді.

Звісно, потрібно переорганізувати процеси аби забезпечити безперебійність роботи співробітників, але, з іншого боку, це дає нам можливість по-новому оцінити ефективність та оптимізацію роботи. Наприклад, раніше, при спілкуванні з потенційними клієнтами, ми часто чули в якості аргументу недоліків аутсорсингу  той факт, що бухгалтер знаходиться не в офісі, а десь віддаллено і це сприймалось як незручний та незвичний варіант. Також, було умовне ділення процесів на ті, які можливо передати на аутсорсинг, а також ті, з якими впорається лише inhouse спеціаліст.

Враховуючи той факт, що більшість компаній перейшли на відділений спосіб роботи, в тому числі і бухгалтерія, всі аргументи щодо незручності віддаленої роботи бухгалтера швидко перейшли до категорії рудиментів, адже навіть штатним співробітникам довелось освоювати всі тонкощі роботи з дому.  Наша команда провела камерне опитування серед провідних на українському ринку компаній, які відповідали наступним критеріям:

• Мають власну бухгалтерію (більш ніж 3 штатних бухгалтери);
• Приймали стале рішення не використовувати послуги аутсорсингу.

Метою такого дослідження ми визначили оцінку таких критеріїв:

 – що змінилось в загальних підходах бізнес-процесів у зв’язку з пандемією?

Основою всіх відповідей було те, що з моменту початку карантину було проведено масштабне переосмислення всіх бізнес-процесів. Враховуючи той факт, що карантин прямо вплинув на  прибутковість компаній, керівництво було змушене переглядати не тільки бізнес процеси, а й внутрішні політики, знижувати витрати та розробляти схеми зі збільшення ефективності праці. Більшість компаній, які приймали участь в опитуванні, прокоментували, що завдяки карантину багато процесів було оптимізовано та автоматизовано, що є позитивним впливом на діяльність компанії, але з іншого боку є і негативні наслідки – скорочення штатного персоналу.

– чи виникли проблеми в роботі бухгалтерії після введення локдауну?

Майже у ста відсотків респондентів вони не лише виникали,  але й продовжують з’являтися, саме тому хочеться якомога пильніше розглянути це питання. По-перше, віддалена робота потребує налагодження робочого місця і це не так просто як може здатись на перший погляд. Адже робоче місце не обмежується такими очевидними поняттями як стіл, стілець та комп’ютер — це справжній офіс у мініатюрі, який потребує технічного обладнання, оренди, секретаря та іншого забезпечення.  Коли працюєш в офісі і все «під рукою», як от шафи з документами, принтер  і IT спеціалісти, які прийдуть на допомогу, то навіть не доводиться замислюватись про важливість цих буденних речей.

Крім того, були невідворотними певні складнощі при налагоджені максимально ефективних умов для віддаленої роботи  відділу бухгалтерії, яка в сучасних реаліях, до того ж, все ще зв’язана з великою кількістю роботи з паперовим документообігом.

Всі знають,  що робота бухгалтера це насамперед – робота з документами, і тут є безліч підводних каменів, адже документи надсилають в офіс, в якому нікого немає і бухгалтерам доводилось стикатись з проблемою отримання документів, підписання, відправкою контрагентам їх екземплярів, сортування та зберігання оригіналів первинних документів. Тобто, здавалось простий процес отримання/відправки/зберігання документів насправді обернувся майже катастрофою.

Також перепони виникли через те, що постало питання важкості контролю над  роботою співробітників, що відразу відобразилось на якості. Працівники опинились наче у інформативному вакуумі, їм важко було налагодити процеси комунікації на відстані. І тут, звісно ж, хочеться зазирнути в шпаринку щоб зрозуміти чи проходять через ці складнощі компанії що працюють на аутсорсингу?  І тут ми вимушені вас розчарувати, адже для нашої компанії  та для клієнтів перехід на віддалений режим роботи не створив жодних проблем чи негараздів. «Машина» аутсорсингу працювала і працює без карантинних обмежень. Всі наші співробітники забезпечені технічно, внутрішні системи контролю якості дозволяють перевірити роботу співробітників в незалежності від їх фізичного місцезнаходження, аудитори регулярно роблять розсилки всіх новин пов’язаних зі змінами в законодавстві, встановлені програми для онлайн спілкування, наші IT спеціалісти завжди на готові допомогти всім співробітникам.

Таким чином, 2020-й рік можна сміливо назвати переможним для аутсорсингу, адже компанії, які відмовились від inhouse бухгалтерії зберегли свій час та змогли зосередитись на вирішені насправді гарячих для цього кризового періоду питань.

– Чи змінилось їх ставлення до послуг аутсорсингу?

Відповідь на це питання навряд чи когось здивує, адже завдяки карантину і вимушеному повсякмісному розповсюдженню віддаленої роботи, аутсорсинг виграв одразу по багатьох пунктах, починаючи з відсутності потреби контролювати працівників, забезпечувати їх технічно, навчати і т.д., закінчуючи оптимізацією витрат.

– чи розглядають вони можливість передачі на аутсорсинг тих чи інших ділянок бухгалтерського обліку?

Для глибшого аналізу ми згрупували компанії по видах операцій, які вони готові передати на  аутсорс.

Підводячи підсумки, можна твердо сказати лише одне: в періоди коли світ навколо змінюється з карколомною швидкістю, необхідно змінюватись разом з ним, адже будь-які кризові етапи можна розглянути не лише як час затягнути ремені, але, перш за все — можливість зробити шалений стрибок у розвитку бізнесу. Ми вже бачимо, як сильно змінились погляди на організацію робочих процесів, та відійшли в небуття уявлення про необхідність класичної організації робочих процесів, адже аутсорсинг допомагає вам звернути свій погляд на дійсно «гарячі» питання.

Аутсорсинг бухгалтерського та податкового обліку