ТО ЩО Ж РОБИТИ З ТИПОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ ПІСЛЯ ЗАКІНЧЕННЯ ЇХ СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ?

Вересень, 2017

Управління будь-якою організацією здійснюється шляхом документального оформлення прийнятих рішень та їх виконання. Отже, з часом на  підприємстві накопичується велика кількість документів із різним строком зберігання, у тому числі й документів із кадрового діловодства. Терміни зберігання таких документів, що утворюються в результаті господарської діяльності організації, визначені в затвердженому наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 №578/5 Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів (далі – Перелік №578). На сьогодні він залишається єдиним нормативним актом, у якому зазначені строки зберігання типових документів, що створюються в процесі господарської діяльності організації. Але з часом на великих підприємствах, у тому числі і з іноземними інвестиціями,  настає момент, коли всі шафи заповнені документами, строк зберігання частини яких закінчився. У керівників виникає питання: а що робити з цими документами?

Найпростіший спосіб позбутися таких документів – знищити їх. Але чи дозволяє законодавство це зробити самостійно і як це здійснити правильно, щоб в майбутньому в контролюючих органів не виникало питань щодо відсутності тих чи інших «папірців»?

Питання правильного та своєчасного знищення документів на сьогодні є актуальним у діловодстві багатьох організацій, тому давайте спробуємо розібратися з цим і висвітлити основні моменти, які необхідно знати керівнику.

Насамперед треба зазначити, що документи, термін зберігання яких закінчився, знищують централізовано в організації, а не в окремому підрозділі. Це спільна робота служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії, а також інших підрозділів.

Перед тим як розпочати процедуру знищення документів, необхідно з’ясувати, чи є організація джерелом комплектування Національного архівного фонду України (далі – НАФ). Для цього треба звернутися до державної архівної установи із заявкою про проведення експертизи цінності документів, які створюються в організації, й отримати підтвердження того, що в організації не утворюються документи, що являють собою цінність для держави, а отже, вони можуть бути знищені. Проте взаємодіяти з органами Державного архіву доведеться у будь-якому випадку.

 Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII (далі – Закон про НАФ), основною вимогою під час підготовки документів до знищення є проведення експертизи цінності таких документів.

Експертизу цінності документів, їх відбір для майбутнього зберігання або знищення має здійснювати експертна комісія організації (ЕК). Принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 №1004 (далі – Порядок №1004). Питання організації експертизи цінності документів також висвітлені в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Тобто для того, щоб знищити документи, спочатку потрібно скласти протокол засідання експертної комісії. Ця комісія повинна складатися з працівників підприємства, а засідання проводиться один раз на рік. Найчастіше головою експертної комісії призначають заступника директора, фінансового або комерційного директора, а до її складу включають головного бухгалтера, працівника кадрової служби або іншого працівника, який працює з документами.

Тепер щодо самих документів, які підлягають знищенню. Насамперед необхідно проаналізувати описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, справ з особового складу та номенклатури справ, щоб виявити документи, термін зберігання яких закінчився. Нагадаємо, що термін зберігання документів починається з 01 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, термін зберігання справ, завершених у 2014 році, починається з 01 січня 2015 року. Необхідно також звернути увагу на те, що в акт на знищення дозволяється включати справи, якщо їх термін зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складається акт. Цю нормативну вимогу треба розуміти так: справи з терміном зберігання 5 років, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, який буде складений не раніше 01 січня 2020 року.

Після аналізу номенклатури справ складаються зведені описи справ за відповідний період та Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі – Акт), у який включають відомості про справи, відібрані для знищення. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (зі змінами, далі – Правила № 16). Акт і описи справ розглядають на засіданні ЕК, яке скликають відповідно до плану роботи ЕК. Рішення ЕК щодо схвалення чи несхвалення та доопрацювання Акта та описів справ оформлюють протоколом, який підписують голова (або інша уповноважена особа, яка вела засідання) та секретар комісії. Рішення ЕК набирає чинності після затвердження протоколу засідання керівником (керівним органом), за рішенням якого створено ЕК.

На цьому робота з упорядкування документів не закінчується, оскільки самостійно підприємство не може затвердити такий Акт і на його підставі знищити документи. Схвалені комісією підприємства Акти разом з описом справ постійного зберігання подаються на погодження експертній комісії відповідного архівного відділу (експертно-перевірної комісії) (ЕПК).

Погодження Акта оформлюється відповідним грифом погодження, де зазначається дата й номер протоколу засідання ЕПК. Після погодження Акт, а також описи справ постійного зберігання та з особового складу мають бути затверджені керівником організації. Підпис керівника обов’язково засвідчують гербовою (основною) печаткою організації.

Без погодження з експертною комісією відповідного архівного відділу знищення документів забороняється.

Тепер можна безпосередньо приступати до організації самого знищення. Відібрані документи найчастіше передають організаціям, які займаються збиранням і заготівлею вторинної сировини, за накладними із зазначенням ваги документів. В Акті робиться відмітка, яка містить інформацію про дату передачі документів на знищення, вагу документів і номер накладної. Відмітка засвідчується підписом посадової особи, яка здавала документи для знищення, а поряд проставляється дата її оформлення.

Якщо документів небагато, вони можуть бути знищені за допомогою спеціального апарата – шредера, про що робиться відповідна відмітка в Акті, яка засвідчується підписом посадової особи, котра знищила документи.

Як бачимо, процедура знищення документів, термін зберігання яких закінчився – це досить кропіткий та трудомісткий процес, який вимагає певних спеціальних знань. Однак варто нагадати, що за знищення документів без дотримання цих процедур відповідальна особа може бути притягнена до відповідальності згідно з чинним законодавством. Отже, з огляду на викладене вище, для зведення ризиків до мінімуму радимо доручити оформлення процедур знищення документів юристам, які належним чином організують цей процес, або ж звернутися до зовнішніх фахівців, в тому числі і працівників Державного архіву, адже якісно і професійно оформлені документи – запорука успіху!

Автор: Юлія Руденко

Завантажити в PDF