СЛУЖБОВИЙ АВТОМОБІЛЬ І ЙОГО ВИКОРИСТАННЯ В ОСОБИСТИХ ЦІЛЯХ

Жовтень, 2017

У сучасних умовах ведення бізнесу для компаній, які використовують найману працю, усе більшої актуальності набуває питання мотивації персоналу й компенсаційного пакету для співробітників.

Грамотно розроблена система мотивації і продумана структура компенсаційного пакету на підприємстві є пріоритетною метою сучасного управлінця. Це важливий дієвий інструмент збільшення ефективності та продуктивності праці, підвищення лояльності співробітників організації, а також зміцнення конкурентоспроможності фірми на ринку роботодавців.

Крім основних способів мотивації і стандартних складників компенсаційного пакету компанії все частіше надають співробітникам службовий (корпоративний) автомобіль для виконання їхніх посадових обов’язків. Задля додаткової мотивації роботодавець може передбачити можливість використання корпоративного автомобіля співробітниками не тільки для виконання службових завдань, а й в особистих цілях. Тобто співробітники мають право здійснювати на автомобілі не лише ділові, а й приватні поїздки у вільний від роботи час.

В цьому разі у роботодавця виникає низка питань про те, як правильно оформити такий бонус документально, а також про те, як грамотно відобразити це в бухгалтерському та податковому обліку. Зупинимося докладніше на таких теоретичних питаннях.

  1. Як правильно оформити використання співробітником автомобіля, а також передбачити відповідальність за транспортний засіб.
  2. Як обмежити використання службового автомобіля в особистих цілях, щоб компанія не несла додаткових збитків.

Передусім необхідно закріпити за співробітником автомобіль через видання відповідного наказу та складання акту прийому-передачі транспортного засобу. У наказі обов’язково потрібно прописати всі дані автомобіля, такі як марка, модель, колір, номерний знак, рік випуску, пробіг на момент передачі, а також дату передачі автомобіля співробітнику.

З моменту передачі транспортного засобу відповідальність за нього переходить до співробітника. Але варто розібратися, який саме вид відповідальності виникає в цьому випадку. Поняття матеріальної відповідальності стосується лише трудових відносин і може фігурувати лише в разі нанесення співробітником шкоди компанії під час або внаслідок несумлінного виконання своїх службових обов’язків. У такому випадку співробітник може бути притягнутий до матеріальної відповідальності в рамках чинного законодавства. Якщо ж співробітник із відома і згоди роботодавця використовує службовий автомобіль у вільний від роботи час в особистих цілях, виникає інший вид відповідальності – майнова. Щоб убезпечити себе від можливих ризиків, роботодавцю за допомогою юриста необхідно скласти й підписати договір про майнову відповідальність зі співробітниками, яким автомобілі будуть надані в особисте користування.

 Для того щоб правила і принципи використання службових автомобілів були зрозумілі і прозорі, не викликали суперечок і двоякого трактування, їх необхідно закріпити шляхом розробки й затвердження відповідного локального документа на підприємстві (політики, порядку, інструкції і т. ін.). Цей документ (далі – Політика) має містити опис всіх нюансів використання транспортного засобу зі включенням правил його використання в особистих цілях, можливих обмежень і додаткових умов.

Найбільш поширеними питаннями, які потребують врегулювання в цій ситуації, є:

  • порядок оплати й компенсації витрат палива;
  • контроль пробігу автомобіля;
  • використання автомобіля в неробочий час;
  • порядок звітності про використання автомобіля.
  1. Порядок оплати й компенсації витрат палива. На практиці для регулювання цього питання роботодавці використовують здебільшого один із таких способів:
  • у Політиці прописується максимальна кількість палива або сума, на яку людина може набути паливо для здійснення поїздок в особистих цілях. Співробітник купує паливо, а наприкінці звітного періоду подає розрахункові документи для компенсації фінансових витрат. Відповідальна за розрахунки з працівниками особа (зазвичай бухгалтер) нараховує відповідну суму компенсації, але в межах ліміту, передбаченого Політикою.
  • співробітникові щомісяця (щокварталу) надається певна фіксована сума на паливні витрати, у тому числі для поїздок в особистих цілях.

Який зі способів вибрати для контролю, залишається на розсуд роботодавця – це буде залежати від сфери діяльності компанії, кількості співробітників та інших чинників.

  1. Контроль пробігу автомобіля. Для мінімізації витрат роботодавця на технічне обслуговування автомобіля та амортизацію, а також щоб попередити використання співробітниками службового автомобіля в якості таксі, необхідно обмежити кількість кілометрів, що співробітник може проїхати в особистих цілях за певний період. Оскільки не вдасться обмежити використання авто в особистих цілях лише за допомогою обмеження суми компенсації витрат на паливо, доречно буде ввести систему періодичної реєстрації пробігу. Тобто роботодавець має фіксувати пробіг автомобіля на початок і кінець облікового періоду. Далі із загальної суми пробігу за цей період необхідно відняти кількість кілометрів, які були пройдені для виконання службових завдань (відповідно до дорожних листів, звітів та ін. документів) – це й буде пробіг транспортного засобу під час приватних поїздок співробітника.

У Політиці також потрібно прописати, як саме співробітники будуть компенсувати пробіг автомобіля, який перебільшив установлений ліміт.

  1. Використання автомобіля в неробочий час. На практиці, якщо компанія дозволяє використання автомобіля співробітникам в особистих цілях, це передбачає також його використання у вихідні та святкові дні. А ось для використання транспортного засобу компанії співробітником під час його тривалої відсутності на роботі, наприклад у разі перебування у відпустці, не зайвим буде передбачити додаткове погодження з роботодавцем, наприклад, через написання співробітником заяви з відповідним проханням.
  2. Порядок звітності про використання автомобіля. Задля ведення достовірного і своєчасного обліку використання службових автомобілів співробітники мають регулярно звітувати про всі витрати, поїздки і т. ін. Для цього в Політиці необхідно чітко прописати терміни, порядок звітності, а також перелік документів та інформації, які співробітник повинен надати.

З чітко й докладно розробленою Політикою про використання службового автомобіля співробітниками роботодавцю буде набагато простіше регулювати це питання, адже в нього не виникне зайвих питань і непорозумінь. А головне, грамотно складений внутрішній нормативний документ – це дієвий інструмент управління для роботодавця.

Автор: Ольга Никуличева

Завантажити в PDF