СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ

Октябрь, 2017

В современных условиях ведения бизнеса для компаний, которые используют наемный труд, все более актуальным становится вопрос мотивации персонала и компенсационного пакета для сотрудников.

Грамотно разработанная система мотивации и продуманная структура компенсационного пакета на предприятии – приоритетная задача современного управленца.  Это важный действенный инструмент поднятия эффективности и производительности труда, повышения лояльности сотрудников организации, а также укрепления конкурентоспособности фирмы на рынке работодателей.

Помимо основных способов мотивации и стандартных составляющих компенсационного пакета компании все чаще предоставляют сотрудникам служебный (корпоративный) автомобиль для выполнения должностных обязанностей. В качестве дополнительной мотивации работодатель может предусмотреть возможность использования корпоративного автомобиля сотрудниками не только для выполнения служебных заданий, а и в личных целях. То есть сотрудники имеют право совершать на автомобиле не только деловые, а и частные поездки в свободное от работы время.

В данном случае у работодателя возникает ряд вопросов о том, как правильно оформить такой бонус документально, а также о том, как правильно отобразить это в бухгалтерском и налоговом учете. Остановимся более подробно на следующих теоретических вопросах.

  1. Как правильно оформить использование сотрудником автомобиля, а также предусмотреть ответственность за транспортное средство.
  2. Как ограничить рамки использования служебного автомобиля в личных целях, чтобы компания не несла дополнительных убытков.

Для начала необходимо закрепить за сотрудником автомобиль путем издания соответствующего приказа и составления акта приема-передачи транспортного средства. В приказе обязательно нужно прописать все данные автомобиля, такие как марка, модель, цвет, номерной знак, год выпуска, пробег на момент передачи, а также дату передачи автомобиля сотруднику.

С момента передачи транспортного средства ответственность за него ложится на сотрудника. Но стоит разобраться, какой именно вид ответственности возникает в данном случае. Понятие материальной ответственности касается только трудовых отношений и может быть применено лишь в случае нанесения сотрудником ущерба компании во время или вследствие недобросовестного выполнения сотрудником своих обязанностей. В таком случае сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности в рамках действующего законодательства. Если же сотрудник с ведома и согласия работодателя использует служебный автомобиль в свободное от работы время в личных целях, возникает иной вид ответственности – имущественная. Чтобы обезопасить себя от возможных рисков, работодателю с помощью юриста необходимо составить и подписать договор об имущественной ответственности с сотрудниками, которым автомобили будут предоставлены в личное пользование.

 Для того чтобы правила и принципы использования служебных автомобилей были понятны и прозрачны, не вызывали споров и двоякого трактования, их необходимо закрепить путем разработки и утверждения соответствующего локального документа на предприятии (политики, порядка, инструкции и т. д.). Данный документ (далее – Политика) должен содержать в себе описание всех нюансов использования транспортного средства, включая порядок его использования для личных целей, возможных ограничений и дополнительных условий.

Наиболее распространенными вопросами, которые требуют урегулирования в данной ситуации, являются:

  • порядок оплаты и компенсации топливных расходов;
  • контроль пробега автомобиля;
  • использование автомобиля в нерабочее время;
  • порядок отчетности об использовании автомобиля.
  1. Порядок оплаты и компенсации топливных расходов. На практике для регулирования данного вопроса работодатели используют в основном один из следующих способов:
  • в Политике прописывается максимальное количество топлива или сумма, на которую сотрудник может приобрести топливо для совершения поездок в личных целях. Сотрудник приобретает топливо, а в конце отчетного периода подает расчётные документы для компенсации финансовых расходов. Ответственное за расчеты с сотрудниками лицо (как правило, бухгалтер) начисляет соответствующую сумму компенсации, но не больше лимита, предусмотренного Политикой.
  • сотруднику ежемесячно (ежеквартально) предоставляется определенная фиксированная сумма на топливные расходы, в том числе для поездок в личных целях.

Какой из способов выбрать для контроля, остается на усмотрении работодателя – это будет зависеть от сферы деятельности компании, количества сотрудников и других факторов.

  1. Контроль пробега автомобиля. Для минимизации расходов работодателя на техническое обслуживание автомобиля и амортизацию, а также с целью предупреждения использования сотрудниками служебного автомобиля в качестве такси необходимо ограничить количество километров, которое сотрудник может проехать в личных целях за определенный период. Поскольку не удастся ограничить использование авто в личных целях исключительно с помощью ограничения суммы компенсации расходов на топливо, уместно будет ввести систему периодической регистрации пробега. То есть работодатель фиксирует пробег автомобиля на начало и конец учетного периода. Далее из общей суммы пробега за данный период необходимо вычесть количество километров, которые были пройдены для выполнения служебных заданий (согласно путевым листам, отчетам и др. документам) – это и будет пробег, пройденный транспортным средством в связи с приватными поездками сотрудника.

В Политике также нужно прописать, каким образом сотрудники будут компенсировать пробег, пройденный автомобилем сверх установленного лимита.

  1. Использование автомобиля в нерабочее время. На практике, если компания разрешает использование автомобиля сотрудникам в личных целях, это предполагает также его использование в выходные и праздничные дни. А вот для использования транспортного средства компании сотрудником во время его длительного отсутствия на работе, например, пребывания в отпуске, не лишним будет предусмотреть дополнительное согласование с работодателем, к примеру, путем написания сотрудником заявления с соответствующей просьбой.
  2. Порядок отчетности об использовании автомобиля. С целью ведения достоверного и своевременного учета использования служебных автомобилей сотрудники должны своевременно и в полной мере отчитываться во всех расходах, поездках и т. д. Для этого в Политике необходимо четко прописать сроки, порядок отчетности, а также перечень документов и информации, которые сотрудник обязан предоставить.

С четко и подробно разработанной Политикой об использовании служебного автомобиля сотрудниками работодателю будет гораздо проще регулировать данный вопрос, ведь у него не возникнет лишних вопросов и недоразумений. А главное, грамотно составленный внутренний нормативный документ – это действующий инструмент управления для работодателя.

Автор: Ольга Никуличева

Загрузить в PDF