ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ – НЕВІДОМА ЗВІРЮШКА

Квітень, 2017

Ми живемо в століття бурхливого розвитку інформаційно-цифрових технологій, і повсякденні речі з реального світу переходять у віртуальний цифровий. Це сталося і з таким звичним для кожного бухгалтера поняттям, як бухгалтерський документ. Постійне й довге користування речами, що нас оточують, сприяє автоматизму дій, і ми перестаємо замислюватися про суть тих чи інших маніпуляцій, які здійснюємо щодня – така особливість людської психології. Під час перенесення якогось аспекту нашої діяльності з матеріальних речей у віртуальні ми намагаємося оцінювати його з огляду на критерії, які застосовували до реальних речей. Спробуємо ж розглянути більш уважно, у чому полягають відмінності та схожість реального й цифрового документів.

Здавалося б, що може бути простіше і зрозуміліше, ніж документи, які ми щодня тримаємо в руках – папірець із якоюсь інформацією, реквізитами, підписом і печаткою. Здебільшого, розглядаючи такий паперовий документ, ми можемо інтуїтивно зрозуміти правильність оформлення, заповнення тих чи інших берегів, перевірити наявність необхідних реквізитів і т. ін. Але ми давно перестали замислюватися про функціональне призначення цього паперу. У Вікіпедії можна знайти визначення поняття «документ» – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передавання в часі та просторі. Це визначення максимально ясно дає уявлення про призначення документа – достовірно передавати інформацію.

Тепер подивимося на цю дію через призму нашої роботи з документами. Ведення більш або менш масштабного обліку без застосування комп’ютера і програм обліку сьогодні неможливе, тому процес обміну документами зводиться до необхідності передати дані з однієї програми в іншу, переконавшись в їх достовірності. Донедавна перевірка правильності введеної до програми інформації була виключно прерогативою людини. Ця процедура базувалася на матеріальному об’єкті – документі. Що ж змінилося з переходом документа у віртуальний цифровий вигляд?

Цифровий документ фактично є набором даних, який обробляється й інтерпретується виключно комп’ютером. Що може бути включене в такий набір даних? В принципі, будь-яка інформація: набір цифр табличної частини накладної, текст договору, скан офіційного паперу, аудіозапис і т. ін. Достовірність цього набору даних як документа засвідчує інший набір даних – «цифрова підпис/печатка», отримана через математичні перетворення тих даних і зафіксована за певним алгоритмом на законодавчому рівні. Будь-яка, навіть найменша зміна основного набору даних як документа, так і підпису призводить до того, що засвідчити ці набори даних за документ стає неможливо. Зберігатися дані документа та підпису можуть і окремо – у різних файлах, і разом – в одному загальному файлі (таке з’єднання наборів даних в один файл називається контейнером). Цікавою особливістю є той факт, що набором даних для документа може слугувати інший документ з уже накладеним підписом: складаються своєрідні матрьошки в цифровому світі. Прикладом такого документа може бути акт виконаних робіт або договір, що включає в себе підписи обох сторін.

Спочатку передбачається, що чимала частина документів (накладні, рахунки, звіти і т. ін.) передається для подальшої автоматичної обробки в іншій обліковій системі. Логічно було б використовувати формати даних, що описані міжнародними стандартами. Зазначимо, що такі електронні документи не несуть в собі візуально прийнятного для людини представлення цих даних. Відобразити людині на екрані монітора або в паперовому варіанті такий документ можливо тільки після переведення його у візуально прийнятний вид через спеціалізовану програму для віддзеркалення даних. Формально ви побачите не сам документ, а його інтерпретацію, яку реалізував програміст, і на його совісті залишається віддзеркалення помилок, обрізаний символ у назві номенклатури, відсоток ставки ПДВ і т. ін. Перевірка правильності заповнення такого документа цілком покладається на комп’ютерну програму, здебільшого з виключенням людського чинника, зі збільшенням швидкості обробки на кілька порядків.

Зі зберіганням електронних документів теж не все так однозначно, як і з їх паперовими версіями. Дані на екрані у формі облікової системи не є документами: документи – це відправлені та отримані файли з накладеним на них підписом. Оскільки фактично це звичайні файли, їх можна зберігати в папці на диску, як фото з літньої відпустки. Але тут виникає проблема з пошуком і переглядом у разі потреби. Водночас крім файлів документів потрібно зберігати додаткову інформацію, що засвідчує електронні підписи. Більш логічним буде зберігати файли документів всередині облікової програми з прив’язкою до документів, з можливістю їх переглядання та експортування в разі потреби. Та й розуміння, що втрата або псування файлу тотожна втраті документа, для нас ще не стало таким явним, як у випадку з паперовим документом – з огляду на те що файл нематеріальний.

Передавання документів між суб’єктами також виходить за межі наших звичних уявлень, оскільки воно здійснюється через цифрові технології. Звичайний паперовий документ надається на підпис, що засвідчує факт передавання документа, або просто надсилається – на цьому, власне, усі маніпуляції завершуються. З електронним документом часто потрібно здобути ще один цифровий документ – квитанцію про те, що передавання відбулося. Процес передавання може здійснюватися як між суб’єктами безпосередньо, так і через третю особу – сервіс обміну, який може пропонувати додаткові послуги супроводу, зберігання, уніфікації, а також у разі потреби засвідчити той факт, що передавання документа відбулося. Крім того, концепція електронного документообігу передбачає захист переданих даних через їх шифрування – це треба враховувати, інакше ваші документи не зможуть отримати та обробити.

На перший погляд може здатися, що перехід від паперового до цифрового документообігу несе тільки ускладнення всього процесу, але не варто забувати про одну суттєву новацію – усі ці послідовності операцій має виконувати комп’ютерна програма без втручання людини. Наше завдання –лише правильно сформулювати свої дії в інтерфейсі програми.

Автор: Олександр Абашин

Завантажити в PDF