WARENERFASSUNG UND CODES IM UKRAINISCHEN WARENVERZEICHNIS FÜR AUSLÄNDISCHE WIRTSCHAFTSAKTIVITÄTEN (UKT ZED)

Oktober, 2017

Die ukrainischen Buchhalter sind es längst gewohnt, dass alle möglichen Gesetzesinitiativen für Überraschungen sorgen können. Eine solcher Überraschungen findet man im Gesetz der Ukraine „Über die Änderung des Steuergesetzbuches in Bezug auf Verbesserung des Investitionsklimas in der Ukraine“ Nr. 1797-VIII vom 21.12.2016.

Dieses Gesetz sieht in einer seiner Bestimmungen eine Änderung der Pflichtangaben in MwSt.-Rechnungen vor. Für Waren ist es nun obligatorisch, entsprechende Codes gemäß dem ukrainischem Warenverzeichnis für ausländische Wirtschaftsaktivitäten (UKT ZED) zur erfassen. Bei Dienstleistungen müssen Codes gemäß dem Staatlichen Waren- und Dienstleistungsverzeichnis angegeben werden. Als Folge mussten auch die amtlichen Formulare für MwSt.-Rechnungen angepasst werden. Diese Änderung trat am 01.04.2017 in Kraft.

Konventionelle Ansätze und Lösungen

Anbieter von Softwarelösungen, die sich auf Automatisierung von Abläufen im Rechnungswesen spezialisieren, haben diese neuen Anforderungen des Gesetzgebers sehr schnell umgesetzt und neue Formulare mit Angabe entsprechender Codes implementiert. Dabei hat man sich für einen konventionellen und durchaus logischen Ansatz entschieden: Alle Waren aus dem Warenumsatz sollten standardmäßig einen separaten Code aus dem UKT ZED nach dem Prinzip „Ein Artikel (eine Artikelnummer oder SKU), ein UKT ZED-Code“ bekommen. Außerdem wurden die Softwaresysteme des Staatlichen Fiskaldienstes der Ukraine aktualisiert, die Tausende von MwSt.-Rechnungen erfassen und aufbereiten.

Für Handelsunternehmen, die Hunderte von Artikelnummern im Umsatz haben, war es keine einfache Aufgabe, für alle Positionen die richtigen Codes nach UKT ZED zu erfassen. Für Neuanschaffungen von importierten Waren wurde die Möglichkeit einer automatischen Erfassung bzw. Vorausfüllung neuer Warenpositionen mit Berücksichtigung der UKT ZED-Codes vorgesehen. Viele Zollbroker haben zeitnah eine solche Dienstleistung angeboten, was zu einer erheblichen Arbeitserleichterung führte.

Dennoch führte es zu ersten Problemen: Bei zwei verschiedenen Zollbrokern konnten plötzlich einer und derselben Ware, die von einem Hersteller in einer Produktionsstätte hergestellt wurde, auf unerklärliche Art und Weise zwei verschiedene Codes nach UKT ZED zugewiesen werden. Im Gegensatz von Zollbrokern haben die Erfassungssysteme solche Waren als zwei verschiedene Positionen behandelt.

Mitte des Jahres wurden direkt mehrere Mandanten von EBS mit dem Problem konfrontiert, wie sie wahrheitsgemäße und vorzugsweise automatisierte MwSt.-Rechnungen mit korrekten Codes nach UKT ZED ausstellen. Denn die Buchhalter haften weiterhin für Fehler in MwSt.-Rechnungen und können nicht die Fehler der Zollbroker als Rechtfertigung nutzen.

Automatisierung als Lösungsansatz

Nach einer umfassenden Analyse des Warenumsatzes unserer Kunden sind EBS-Experten zu folgenden Schlussfolgerungen gekommen:

  • die überwiegende Mehrheit aller Waren hat einen eindeutigen Code nach UKT ZED, Abweichungen kommen nur bei 1-2% aller Waren vor;
  • für große Handelsunternehmen besteht eine Verpflichtung, allen von ihnen verkauften Waren einmalige Artikelnummern zuzuweisen;
  • Erfassung von Codes nach UKT ZED für alle Warenbestände und Warenbewegungen ist nicht sinnvoll, da der Übergang zu einem solchen System sehr komplex ist. Dennoch müssen Buchhalter ein einfaches und zuverlässiges Instrument zur wahrheitsgemäßen Ausstellung und Kontrolle von Mwst.-Rechnungen an die Hand bekommen.

Daher wurde eine Entscheidung getroffen, die entsprechende Erfassung bei Abweichungen vorzunehmen. Das heißt, auf allen Stufen der Warenbewegungen und ihrer Dokumentation werden die UKT ZED-Codes nur dann erfasst, wenn sie von Standardwerten abweichen.

Dabei gibt es für eine Buchhalter kaum Abweichungen von seinen konventionellen Abläufen:

  • bei der automatischen Erfassung der Neuzugänge kommt eine Benachrichtigung über alle Abweichungen in den vorausgefüllten Codes;
  • dank einem modifizierten Formular von der Zollerklärung für die Einfuhr wird der Zugang von jeder Warensendung mit einem von der Norm abweichenden UKT ZED-Code erfasst;
  • beim Verkauf wird von standardmäßigen Verkaufsformularen automatisch erfasst, dass es sich um Warenposten mit unkonventionellen Codes handelt;
  • bei der Erstellung einer MwSt.-Rechnung beim Warenversand werden unkonventionelle UKT ZED-Codes automatisch vorausgefüllt;
  • die spezielle Funktion zur Erstellung eines Berichts ermöglicht, den Verkauf von allen Waren mit unkonventionellen Codes für jeden beliebigen Zeitraum zu analysieren und mit den Angaben in ausgestellten MwSt.-Rechnungen zu vergleichen;
  • bei Feststellung von Abweichungen (Erstellung einer MwSt.-Rechnung nach Vorkasse, Fehler bei der Erstellung einer MwSt.-Rechnung) gibt es eine Möglichkeit, Korrekturen zu erfassen und anzumelden, um somit Strafen wegen Verkaufs von „nicht existierenden“ Waren zu vermeiden.

Was soll ein Buchhalter tun?

  • Zunächst einmal keine Angst haben. Laut Gesetz Nr. 1797-VIII vom 21.12.2016 ist keine Haftung für die Erfassung falscher Codes nach UKZ ZED vom 31.12.2017 vorgesehen.
  • Dann alle Warenbestände auf Erfassung von UKT ZED-Codes überprüfen.
  • Unbedingt elektronische Versionen von Zollerklärungen bei Zollbrokern bestellen und diese automatisch im System hochladen lassen, damit alle Abweichungen in UKT ZED-Codes zeitnah festgestellt werden können.
  • Bei Bedarf sich an die Unternehmensberater wenden, um offene Fragen zu klären und ggf. die Implementierung der o. g. Vorgehensweise zu bestellen.

Denn Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Autor: Vladimir Soroka

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2017-11-01T09:34:24+00:00 01.11.17|Verwaltungsgesellschaft|