UMGANG MIT STANDARDDOKUMENTEN NACH DEM ABLAUF GESETZLICHER AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

September, 2017

Im Zuge betrieblicher Verwaltung ist es immer erforderlich, getroffene Entscheidungen und ihre Umsetzung zu dokumentieren. Somit entsteht mit der Zeit eine große Menge an internen Dokumenten und Personalakten, für die unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten ist im „Verzeichnis der Standarddokumente von Behörden und Selbstverwaltungsorganen sowie von anderen Einrichtungen, Unternehmen und Organisationen mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen“ geregelt. Dieses Verzeichnis wurde mit dem Erlass des Justizministeriums der Ukraine Nr. 578/5 vom 12.04.2012 in Kraft gesetzt und ist im Moment die einzige Rechtsverordnung, die Angaben über die Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Standarddokumenten enthält. Im Laufe der Zeit sind jedoch bei vielen großen Unternehmen mit oder ohne ausländische Beteiligung alle Aktenschränke überfüllt. Dabei sind die Aufbewahrungsfristen von einigen Unterlagen bereits abgelaufen. Die Führungskräfte werden dann mit der Frage konfrontiert, wie sie damit umgehen sollen.

Der einfachste Weg für die Befreiung von solchen Dokumenten ist ihre Vernichtung. Allerdings muss dabei beachtet werden, ob eine eigenständige Vernichtung gesetzlich zulässig ist und welche Anforderungen dafür gelten. Dann kommen bei künftigen behördlichen Prüfungen keine Fragen zu fehlenden Dokumenten auf.

Da die Frage nach der korrekten und zeitnahen Aktenvernichtung für das Büromanagement der meisten Unternehmen aktuell ist, versuchen wir in diesem Artikel die wichtigsten Aspekte zu klären, die für Führungskräfte von Bedeutung sind.

Zunächst einmal muss gesagt werden, dass für die Vernichtung von Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen zentrale Bereiche einer Organisation zuständig sind und nicht einzelne Einheiten. Dafür arbeiten Büromanagement, Personalabteilung, Buchhaltung und andere Abteilungen zusammen.

Bevor man mit der Aktenvernichtung beginnt, muss die Archivwürdigkeit der in der Organisation erstellten Dokumente mit dem Nationalen Archivfond der Ukraine geklärt werden. Dafür muss bei dieser staatlichen Archiveinrichtung ein Antrag auf Bewertung der Archivwürdigkeit interner Dokumentation gestellt werden. Außerdem wird ein Nachweis eingeholt, dass die in der Organisation erstellten Unterlagen keinen Wert für den Staat darstellen und dementsprechend vernichtet werden dürfen. Eine Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv bleibt aber weiterhin erforderlich.

Laut dem Gesetz der Ukraine „Über den Nationalen Archivfond und Archiveinrichtungen“ Nr. 3814-XII vom 24.12.1993 müssen die zu vernichtenden Akten zunächst auf ihre Archivwürdigkeit überprüft werden. Dies ist die wichtigste Anforderung im Hinblick auf die vorbereitenden Maßnahmen einer Aktenvernichtung.

Mit diesem Ziel wird eine Sachverständigenkommission in der Organisation einberufen. Sie ist für die Bewertung der Archivwürdigkeit zuständig und trifft eine Auswahl, welche Unterlagen in den Archivbestand aufgenommen werden und welche vernichtet werden können. Die Grundsätze und Kriterien zur Feststellung der Archivwürdigkeit sowie das Verfahren zur Einberufung einer Sachverständigenkommission sind in der Verordnung des Ministerkabinetts der Ukraine Nr. 1004 vom 08.08.2007 geregelt. Die Begutachtung der Archivwürdigkeit ist auch im Beschluss des Justizministeriums der Ukraine Nr. 1000/5 vom 18.06.2015 „Über die Vorschriften für die Büroorganisation und die Dokumentenablage in Behörden, Selbstverwaltungsorganen, Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen“ geregelt.

Demzufolge muss vor der Aktenvernichtung zunächst ein Protokoll für die Sitzung der Sachverständigenkommission erstellt werden. Diese Kommission setzt sich aus Unternehmensmitarbeitern zusammen und tagt einmal im Jahr. Zum Vorsitzenden der Sachverständigenkommission wird in der Regel der stellvertretende oder der kaufmännische Geschäftsführer ernannt. Weitere Kommissionsmitglieder sind der Chefbuchhalter, ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder ein anderer Mitarbeiter, der mit Dokumenten arbeitet.

Nun kommen wir zu den Anforderungen an die zu vernichtenden Akten. Um Dokumente mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen zu finden, müssen zunächst Akten mit langen Aufbewahrungsfristen (über 10 Jahre) analysiert werden sowie Personalakten und das Aktenverzeichnis. Es sei daran erinnert, dass die Aufbewahrungsfrist zum 1. Januar des folgenden Kalenderjahres nach der Schließung einer Akte anfängt. Wenn eine Akte beispielsweise im Jahr 2014 geschlossen wurde, fängt ihre Aufbewahrungsfrist am 01. Januar 2015 an. Außerdem muss auf folgende Regelung hingewiesen werden: Alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar des aktuellen Jahres abgelaufen ist, können ins Vernichtungsprotokoll für dieses Jahr aufgenommen werden. Diese behördliche Anforderung ist so zu verstehen: Akten, deren Aufbewahrungsfrist 5 Jahre beträgt und die im Jahr 2014 geschlossen wurden, können ins Vernichtungsprotokoll aufgenommen werden, das spätestens am 1. Januar 2020 erstellt wird.

Nach der Analyse des Aktenvezeichnisses wird eine zusammenfassende Aktenbeschreibung für den festgelegten Zeitraum erstellt. Außerdem werden alle Akten, die nicht in den nationalen Archivbestand aufgenommen werden, ins Entnahmeprotokoll eingetragen. Dieses beinhaltet alle Angaben zu den Dokumenten, die für die Vernichtung ausgewählt wurden. Die Form des Entnahmeprotokolls sowie alle Anforderungen an seine Erstellung, Abstimmung und Annahme sind im Beschluss der Staatlichen Archivkommission der Ukraine Nr. 16 vom 16.03.2001 „Über die Arbeitsvorschriften für Archiveinheiten von Behörden, lokaler Selbstverwaltung, Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen“ (mit Änderungen) geregelt. Das Entnahmeprotokoll und Aktenbeschreibungen werden auf der Sitzung der Sachverständigenkommission besprochen. Die Einberufung dieser Kommission erfolgt gemäß dem Arbeitsplan der Sachverständigenkommission. Der Kommissionsbeschluss zur Annahme oder Ablehnung des Entnahmeprotokolls und der Aktenbeschreibungen wird im Sitzungsprotokoll festgehalten. Dieses Protokoll wird vom Vorsitzenden bzw. von einer anderen für die Sitzungsleitung bevollmächtigten Person zusammen mit dem Schriftführer der Kommission unterschrieben. Der Kommissionsbeschluss tritt mit der Annahme des Sitzungsprotokolls in Kraft. Dazu ist die Führungskraft bzw. das Leitungsorgan berechtigt, auf deren Entscheidung die Sachverständigenkommission einberufen wurde.

Damit ist die Arbeit zur Aktensortierung noch nicht abgeschlossen. Denn das Unternehmen ist nicht berechtigt, eigenständig das Entnahmeprotokoll anzunehmen und auf dieser Grundlage eine Aktenvernichtung durchzuführen. Die von der Unternehmenskommission angenommenen Protokolle sowie Beschreibung der Akten mit Dauerwert werden einem Fachausschuss der entsprechenden Archiveinrichtung zur Abstimmung vorgelegt.

Die Abstimmung des Entnahmeprotokolls wird mit einem Abstimmungsvermerk versehen, der Angaben zum Sitzungsdatum des Fachausschusses sowie zur Nummer des entsprechenden Sitzungsprotokolls enthält. Nach der Abstimmung müssen das Entnahmeprotokoll, Beschreibungen der Akten mit Dauerwert sowie Personalaktenbeschreibungen vom Geschäftsleiter bestätigt werden. Seine Unterschrift ist mit einem Dienstsiegel zu versehen.

Eine Aktenvernichtung ist nicht zulässig, wenn keine Abstimmung mit dem Fachausschuss der zuständigen Archiveinrichtung durchgeführt wurde.

Nun kommen wir zur Organisation der eigentlichen Aktenvernichtung. Die ausgewählten Unterlagen werden in der Regel an Recyclingbetriebe übergeben, die bei der Dokumentenannahme eine Empfangsbestätigung mit Angabe ihres Gewichts aushändigen. Im Entnahmeprotokoll wird ein Vermerk gemacht, der folgende Angaben enthält: Datum der Dokumentenübergabe, Gewicht der zu vernichtenden Unterlagen und Nummer der Empfangsbestätigung des Recyclingbetriebs. Außerdem muss dieser Vermerk von einem Mitarbeiter unterschrieben werden, der die Dokumente zur Vernichtung abgegeben hat, und mit einem aktuellen Datum versehen werden.

Bei geringer Dokumentenmenge kann auch ein Aktenvernichter benutzt werden. In diesem Fall wird ein entsprechender Vermerk im Entnahmeprotokoll gemacht. Anschließend wird dieser Vermerk von einem Mitarbeiter unterschrieben, der die jeweiligen Akten vernichtet hat.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Aktenvernichtung nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen ein langwieriger und arbeitsaufwändiger Prozess ist, der spezielle Kenntnisse erfordert. Beim Verstoß gegen diese Vorschriften können aber den verantwortlichen Personen Strafen nach der geltenden Gesetzgebung drohen. Deswegen empfehlen wir, mögliche Risiken zu minimieren und alle Formalitäten rund um das Thema Aktenvernichtung Juristen zu überlassen. Diese kümmern sich um einen ordnungsgemäßen Ablauf. Alternativ kann man sich an externe Fachkräfte wenden, beispielsweise an Mitarbeiter des Staatsarchivs. Denn ordnungsgemäße Sachbearbeitung ist ein zentraler Erfolgsfaktor.

Autor: Yulia Rudenko

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2017-10-03T09:05:28+00:00 03.10.17|Human Resources|