INTERNES KONTROLLSYSTEM FÜR GESCHÄFTSPROZESSE ODER IN DEN KLEINSTEN DOSEN SIND DIE BESTEN SALBEN

September, 2017

Es ist allgemein bekannt, dass Selbständigkeit mit gewissen Risiken verbunden ist. Unternehmen werden stets mit politischen, rechtlichen, finanziellen, technischen und organisatorischen Risiken konfrontiert. In unserem krisengebeteutelten Land arbeiten viele Unternehmen nach dem Motto: „Wir sind am Rande des Abgrunds, aber wir schaffen das“. Unterschiedliche Studien zu Risikomanagement besagen, dass es in vielen Unternehmen entweder noch in der Planungsphase ist oder eine signifikante Nachbesserung erfordert. Vermutlich liegt diese Entwicklung daran, dass manche Unternehmenseigentümer und Führungskräfte sich kaum mit seinen praktischen Aspekten und möglichen Auswirkungen auskennen. Doch wenn es um interne Kontrolle und Optimierung von Geschäftsprozessen geht, kann die Bedeutung dieser Maßnahmen nicht genug betont werden. Denn sie versprechen schnelle Erfolge bei geringem Aufwand.

Was versteht man unter dem Begriff „internes Kontrollsystem“? Das sind alle Maßnahmen, Methoden und Kontrollmechanismen, die von einer Organisation zur Gewährleistung ordnungsgemäßer betriebswirtschaftlicher Vorgänge umgesetzt werden. Interne Kontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil von Geschäftsprozessen einer Organisation. Sie begleitet entweder den gesamten Geschäftsprozess oder wird unmittelbar vor oder nach Erledigung einer Aufgabe ausgeführt. Das interne Kontrollsystem hilft:

  • die gestellten Aufgaben durch wirksame und effiziente Unternehmensführung zu erledigen;
  • die Einhaltung von Gesetzen und Normen zu gewährleisten;
  • Vermögensschutz zu gewähren;
  • Fehlern und Verstößen vorzubeugen, diese aufzudecken und zu minimieren;
  • Aktualität, Authentizität, Integrität und Richtigkeit im Rechnungswesen zu gewährleisten;
  • zeitnahe und ordnungsgemäße Rechnungslegung zu gewährleisten.

Internes Kontrollsystem kann als Sicherheitspuffer eines Unternehmens und seiner Rechnungslegung bezeichnet werden. Denn es erfüllt eine Reihe wichtiger Aufgaben wie Ausschluss falscher Darstellung betriebswirtschaftlicher Vorgänge noch vor ihrer buchhalterischen Erfassung. Außerdem zählen dazu vorbeugende Maßnahmen gegen solche negativen Erscheinungen wie Missbrauch des Betriebsvermögens durch Firmenmitarbeiter, Betrug, Abhängigkeit eines Unternehmens von seinem Management sowie Einfluss äußerer Risiken, was sonst zum Gewinnrückgang führen würde.

Die Bedeutung dieses Systems haben wir bereits geklärt und können nun zur Gewährleistung ihrer Funktionsfähigkeit übergehen. Auf dieser Stufe haben wir zwei Optionen: Entweder wir analysieren unsere Geschäftsprozesse selbst oder wir beauftragen dafür externe Berater. Dies betrifft auch unser internes Kontrollsystem, falls ein solches vorhanden ist.

Um bestehende Risiken aufzudecken und zu beseitigen, muss in erster Linie folgende Frage beantwortet werden: Welcher Zusammenhang besteht zwischen konkreten Handlungen und ihren Konsequenzen? Um dieses Problem zu lösen, ist eine detaillierte Beschreibung der Geschäftsprozesse erforderlich. Daher nimmt dieses Optimierungsinstrument eine Schlüsselrolle beim Organisationsaufbau und bei der Entwicklung eines zuverlässigen Risikomanagements ein. Dabei muss erwähnt werden, das je mehr Erfahrung und Kompetenz im Risikomanagement vorhanden ist, desto kritischer kann man bei der Aufdeckung von Risiken denken und desto wahrscheinlicher findet man eine Lösung für ihre Beseitigung. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum immer mehr Unternehmen bei der Risikobewertung und Prozessanalyse auf die Erfahrung von Experten zurückgreifen. Ansonsten kann ein zusätzliches Risiko entstehen. Denn bei der Analyse eigener Geschäftsprozesse besteht eine Wahrscheinlichkeit, kritische und wichtige Risiken zu übersehen. Als Folge ist das interne Kontrollsystem nicht vollständig und vermutlich auch ineffizient.

Wenn man aber diese Aufgabe Fachleuten (Beratern) anvertraut, bringt es folgende Vorteile:

  • man bekommt einen Überblick darüber, wie das Unternehmen, einzelne Funktionsbereiche und Geschäftsprozesse funktionieren;
  • es wird eine Analyse durchgeführt, ob die geltenden Prozesse und das interne Kontrollsystem ordnungsgemäß funktionieren und inwiefern die geltenden Unternehmensrichtlinien umgesetzt werden;
  • für Geschäftsprozesse und interne Kontrollmechanismen wird eine unabhängige Bewertung erstellt.

Zum Schluss möchten wir betonen, dass schon die Entscheidung zur Einführung eines internen Kontrollsystems, Durchführung einer Prozessanalyse und Prozessoptimierung einen bedeutenden und positiven Schritt darstellt. Nur die Unternehmensleitung kann eine Entscheidung treffen, welches Instrument dafür eingesetzt wird. Dabei kann sie sich auf eigene Ressourcen verlassen, um vermeintliche Kosteneinsparung bei der Problemlösung zu erreichen. Eine sinnvolle Alternative ist aber diese Aufgabe den unabhängigen externen Experten zu überlassen, die über erforderliche Fachkenntnisse, Qualifikation und Erfahrung mit Anpassung von Geschäftsprozessen und effizienten internen Kontrollsystemen haben. Denn Berater werden nicht umsonst als Experten bezeichnet.

Autor: Igor Gmyria

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2017-10-03T09:20:20+00:00 03.10.17|Verwaltungsgesellschaft|