DIENSTWAGEN UND WAS SIE ÜBER DIE PRIVATNUTZUNG WISSEN SOLLTEN

Oktober, 2017

Mitarbeitermotivation und Gestaltung eines attraktiven Vergütungspakets gewinnen für Unternehmen mit Angestellten immer mehr an Bedeutung.

Die Entwicklung eines Anreizsystems und eines gut durchdachten Vergütungspakets ist im heutigen Geschäftsumfeld eine vorrangige Aufgabe für Führungskräfte. Denn es handelt sich dabei um ein wirksames Instrument zur Effizienz- und Leistungssteigerung. Außerdem können dadurch die Mitarbeiterloyalität und die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens als Arbeitgeber gestärkt werden.

Neben gängigen Anreizen und üblichen Bestandteilen eines Vergütungspakets stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern immer öfter einen Dienstwagen (Firmenwagen) zur Verfügung, der für die Ausübung dienstlicher Pflichten vorgesehen ist. Als zusätzliche Motivation kann der Arbeitgeber neben dienstlichem Gebrauch eines Firmenfahrzeugs auch seine private Nutzung genehmigen. Dann sind die Mitarbeiter berechtigt, den Dienstwagen nicht nur im Zusammenhang mit ihrer Arbeit, sondern auch für private Fahrten in ihrer Freizeit zu nutzen.

In diesem Fall wird der Arbeitgeber mit einer Reihe von Fragen konfrontiert, wie ein solcher Bonus dokumentiert, gebucht und steuerlich erfasst wird. Auf folgende theoretische Fragen gehen wir detaillierter ein:

Was müssen Arbeitgeber beachten, wenn sie einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, und wie ist die Haftung geregelt?

Wie kann die Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs begrenzt werden, damit dem Unternehmen kein finanzieller Schaden entsteht?

Zuerst muss das Fahrzeug einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Dafür wird eine entsprechende Anordnung erteilt und ein Übergabeprotokoll für das Fahrzeug erstellt. Die Anordnung soll folgende Angaben zum Fahrzeug beinhalten: Marke, Modell, Farbe, amtliches Kennzeichen, Baujahr, Kilometerstand zum Übergabezeitpunkt sowie das Datum der Fahrzeugübergabe.

Nachdem die Übergabe erfolgt ist, geht die Haftung für das Fahrzeug an den Mitarbeiter über. Dabei stellt sich die Frage, welche Form der Haftung bei welcher Nutzung eintritt. Die Haftung für Schäden betrifft nur das Arbeitsverhältnis und findet Anwendung, wenn ein Mitarbeiter bei der Ausübung einer betrieblich veranlassten Tätigkeit grob fahrlässig gehandelt hat und somit ein Schaden dem Unternehmen entstanden ist. In diesem Fall kann er nach der geltenden Gesetzgebung zum Schadensersatz verpflichtet werden. Wenn ein Mitarbeiter mit Genehmigung seines Arbeitgebers einen Dienstwagen außerhalb seiner Arbeitszeiten zu privaten Zwecken nutzt, handelt es sich dabei um eine andere Form der Haftung. Er haftet mit seinem Vermögen. Um sich vor möglichen Risiken abzusichern, sollte der Arbeitgeber mit Unterstützung eines Anwalts einen Vertrag über Vermögenshaftung aufsetzen und mit seinen Mitarbeitern abschließen, die einen Dienstwagen zur privaten Nutzung bekommen.

Damit die Regeln und Grundsätze zur Nutzung eines Firmenfahrzeugs nachvollziehbar, transparent und eindeutig sind, müssen sie ausgearbeitet, verabschiedet und in einem entsprechenden internen Dokument (z. B. Richtlinie, Vorschrift oder Anweisung) festgehalten werden. Dieses Dokument (nachstehend Richtlinie genannt) soll eine ausführliche Beschreibung aller Facetten der Fahrzeugnutzung beinhalten, u. a. Regelung zur Privatnutzung, mögliche Einschränkungen und Zusatzbedingungen.

Insbesondere gilt dies für folgende Fragen:

  • Regelung zur Bezahlung und Erstattung von Kraftstoffkosten;
  • Prüfung des Kilometerstands;
  • Nutzung des Wagens außerhalb der Arbeitszeiten;
  • Form der Berichterstattung über die Fahrzeugnutzung.
  1. Regelung zur Bezahlung und Erstattung von Kraftstoffkosten. In der Praxis entscheiden sich die Arbeitgeber überwiegend für eine der folgenden Regelungen, wenn es um die Bezahlung und Erstattung von Kraftstoffkosten geht:
  • In der Richtlinie wird die maximale Kraftstoffmenge bzw. die maximale Summe festgehalten, die ein Mitarbeiter für private Fahrten in Anspruch nehmen darf. Die Kosten für Tankfüllungen werden zunächst vom Mitarbeiter getragen. Am Ende des Jahres reicht er eine Abrechnung von seinen Spritkosten ein, um eine Erstattung für die von ihm geleisteten Ausgaben zu bekommen. Die für die Mitarbeiterabrechnungen zuständige Person (in der Regel ein Buchhalter) erstellt eine entsprechende Gutschrift, die den festgelegten Limit gemäß der Richtlinie nicht überschreiten darf.
  • Der Mitarbeiter bekommt monatlich bzw. quartalsweise eine bestimmte feste Summe für Kraftstoffkosten, die er unter anderem für private Fahrten ausgeben darf.

Für welche Kontrollmethode man sich entscheidet, liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Dies hängt vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens, von der Anzahl der Mitarbeiter und von anderen Faktoren ab.

  1. Prüfung des Kilometerstands. Damit sich die Wartungs- und Abnutzungskosten für den Arbeitgeber in Grenzen halten und Dienstfahrzeuge nicht als Taxi zweckentfremdet werden, empfiehlt es sich die Anzahl der Kilometer zu begrenzen, die für einen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum für private Fahrten zulässig sind. Da allein durch die Höhe der Erstattungssumme für Kraftstoffkosten die private Nutzung eines Dienstwagens nicht begrenzt werden kann, ist es ratsam, eine regelmäßige Erfassung des Kilometerstandes vorzunehmen. Das funktioniert folgendermaßen: Am Anfang und am Ende der jeweiligen Erfassungsperiode wird vom Arbeitgeber der aktuelle Kilometerstand aufgezeichnet. Weiter wird vom gesamten Kilometerstand für diesen Zeitraum die Anzahl der Kilometer für dienstlich veranlasste Fahrten abgezogen. Solche Fahrten lassen sich aus Fahraufträgen, Transportscheinen, Berichten und anderen Unterlagen ableiten. Bei verbleibenden Kilometern handelt es sich um private Fahrten des Mitarbeiters.

Außerdem soll in der Richtlinie festgehalten werden, welche Entschädigung seitens Mitarbeiter für Fahrten außerhalb des festgelegten Limits vorgesehen ist.

  1. Nutzung des Wagens außerhalb der Arbeitszeiten. Wenn ein Unternehmen einer Privatnutzung des Firmenwagens zustimmt, bedeutet es oft in der Praxis, dass das Fahrzeug auch am Wochenende und an Feiertagen genutzt wird. Wenn es sich jedoch um längere Nutzungszeiträume außerhalb der Arbeitszeiten handelt, beispielsweise während des Urlaubs, dann ist es empfehlenswert, die Notwendigkeit einer zusätzlichen Abstimmung mit dem Arbeitgeber vorzusehen. So kann z. B. vereinbart werden, dass der Mitarbeiter zur Stellung eines Antrags mit entsprechender Bitte verpflichtet ist.
  2. Form der Berichterstattung über die Fahrzeugnutzung. Damit die Erfassung der Firmenwagennutzung wahrheitsgemäß und fristgerecht erfolgt, muss der Arbeitgeber rechtzeitig und in vollem Umfang über alle Ausgaben, Fahrten und sonstige Angaben von Mitarbeitern informiert werden. Dafür muss die Richtlinie klare Firsten und Formen der Berichterstattung sowie eine Liste von Angaben und Unterlagen beinhalten, die von Mitarbeitern einzureichen sind.

Wenn der Arbeitgeber über eine klare und ausführliche Richtlinie zur Nutzung der Dienstfahrzeuge durch Mitarbeiter verfügt, kann dieser Sachverhalt wesentlich einfacher geregelt werden und führt zu keinen Fragen oder Missverständnissen. Außerdem stellen professionell ausgearbeitete Unternehmensnormen ein wirksames Führungsinstrument für den Arbeitgeber dar.

Autorin: Olga Nikulicheva

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2017-11-01T09:16:14+00:00 01.11.17|Human Resources|