ARBEITSBERICHTE VS. ZEITERFASSUNGSTABELLEN: VOR- UND NACHTEILE

November, 2017

Die Arbeitszeiterfassung und die Aufschlüsselung von geleisteten Arbeitsstunden wird von vielen ukrainischen und ausländischen Unternehmen praktiziert. Zeiterfassungstabellen stellen eines der effizientesten Kontrollinstrumente dar, das einen Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ermöglicht. Auf diese Weise kann man die Produktivität eines Unternehmens oder seiner einzelnen Abteilungen berechnen. Darüber hinaus kann man somit die für unterschiedliche Aufgaben aufgewendete Zeit ermitteln.

In diesem Artikel befassen wir uns nicht nur mit obligatorischen Buchhaltungstabellen, in denen Urlaubs- und Krankentage von Mitarbeitern für Gehaltsabrechnungen erfasst werden, sondern auch mit einem leistungsstarken Instrument zur Führungskontrolle und zur abteilungsübergreifenden Arbeitskoordination.

Durch die Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden kann ein Mitarbeiter seine Zeit und seine Produktivität im Laufe des Arbeitstages evaluieren. Sein unmittelbarer Vorgesetzter oder eine andere Person, die für die Genehmigung oder Paraphierung von eingereichten Zeiterfassungstabellen zuständig ist, bekommt dadurch wiederum umfassende Daten. Diese ermöglichen eine Soll-Ist-Analyse in Bezug auf die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern. Darüber hinaus können die genehmigten Zeiterfassungstabellen als Grundlage für die Bonus- oder Prämienzahlungen sowie für die Berichterstattung an Investoren oder an andere interessierte Personen dienen.

In der Regel werden Zeiterfassungstabellen nicht nur für die eigentliche Zeiterfassung eingesetzt, sondern werden auch in Arbeitskalender, Terminplaner oder gar in Systeme zur Verteilung von Arbeitsaufgaben integriert.

Doch was sind denn die Vorteile von Zeiterfassungstabellen gegenüber mündlichen oder schriftlichen Arbeitsberichten?

  • Eine Zeiterfassungstabelle ermöglicht es, einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen eines Unternehmens zu bekommen. Dies ist sogar für einen kurzen Zeitraum, z. B. eine Woche oder einen Monat, möglich.
  • Eine Zeiterfassungstabelle stellt anschaulich die Belastung von unterschiedlichen Mitarbeitern dar.
  • Die erfassten Arbeitsstunden können als einer der Parameter bei der Berechnung von Leistungskennzahlen (KPIs) eingesetzt werden.
  • Die genehmigten Arbeitsstunden können als Grundlage für die Berechnung von Boni und Prämien dienen.
  • Durch den Einsatz von Zeiterfassungstabellen kann die Planungseffizienz auf allen Projektstufen evaluiert werden.
  • Die von Mitarbeitern erfassten Arbeitsstunden können bei der Berichterstattung an Investoren oder Kunden berücksichtigt werden.
  • Durch die tägliche Berichterstattung kann ein Vorgesetzter operative Informationen zur Arbeit seiner Mitarbeiter bekommen. Dadurch kann er ihre Arbeit koordinieren, Schwerpunkte bei der Arbeit setzen und Schwachstellen ermitteln.
  • Die genehmigte Zeiterfassungstabelle dient als Argument bei der Klärung von strittigen Fragen.
  • Zeiterfassungstabellen machen den individuellen Projektbeitrag von jedem Mitarbeiters sichtbar.
  • Zeiterfassungstabellen stellen ein leistungsstarkes Kontrollinstrument dar, das nicht nur für Mitarbeiter vor Ort eingesetzt werden kann, sondern auch für Telearbeitsmodelle geeignet ist. Darüber hinaus ist die Zeiterfassung für Gehaltsabrechnungen erforderlich, sofern die Bezahlung auf Stundenbasis erfolgt.

Es gibt unterschiedliche Instrumente für die Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden. Diese reichen von einfachen Time-Tracking-Tools, die online genutzt werden können, bis zu komplexen Zeiterfassungslösungen, die in automatisierte Managementsysteme integriert sind. Das Unternehmen EBS verfügt über eine umfassende Erfahrung in diesem Bereich. Zu den von EBS erfolgreich implementierten Automatisierungslösungen zählen komplexe Systeme, die Instrumente zur Aufgaben- und Terminplanung mit automatischer Reservierungsfunktion von Räumen, Fahrzeugen und anderen Ressourcen beinhalten. Darunter sind aber auch einfachere Tabellen, die jeder Zeit auf Mobilgeräten sowie auf privaten Rechnern von Mitarbeitern abgerufen werden können.

Autor: Katheryna Dutkanytsch

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2017-12-04T10:44:12+00:00 04.12.17|Verwaltungsgesellschaft|