АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ В 1С:ПІДПРИЄМСТВО

Липень, 2017

Багато компаній підпорядковують свою діяльність внутрішнім бізнес-процесам, що дає змогу покращити якість виконаної роботи, а також оптимізувати контроль за окремими процесами в компанії. У рішеннях платформ 1С також реалізований механізм побудови й управління бізнес-процесами.

До головних плюсів автоматизації бізнес-процесів в 1С:Підприємство належать такі:

1) Підвищення продуктивності роботи співробітників та можливість для керівництва отримувати інформацію про хід виконання поточних завдань.

2) Автоматизація рутинних операцій співробітників.

3) Об’єднання окремих операцій у взаємозв’язаний ланцюжок дій, які зі свого боку призводять до досягнення потрібної мети. Можливість відразу визначити, на якому з етапів вирішення знаходиться конкретне завдання і хто в цей момент несе відповідальність за його виконання.

4) Автоматизація сприяє значному скороченню або навіть повному виключенню помилок, що зумовлені людським чинником. Простий список завдань дає змогу співробітникам зосередитися на своїх безпосередніх обов’язках і значно скорочує час виконання справи.

Досвід показує, що не завжди бізнес-процес сприяє збільшенню ефективності роботи підприємства – він може, навпаки, знизити її. Таке трапляється через неправильне планування та невміння побачити всю картину загалом. Як же цього уникнути?

Необхідно побудувати ефективну модель бізнес-процесу, попередньо обговоривши й погодивши деталі з усіма «діючими особами», що братимуть участь у цьому процесі.

Але найчастіше на практиці виникає безліч підводних каменів. Особлива складність пов’язана зі вкладеними бізнес-процесами (підпроцесами), які «включаються» за певних умов.

Наша команда має успішний досвід написання вкладеного бізнес-процесу для клієнтів.

Розглянемо приклад погодження та проведення платежів. Багато компаній зіткнулися з необхідністю формалізувати процес погодження, затвердження й оплати. Звичайний процес виглядає досить просто: ініціатор платежу оформляє заявку на оплату, вказує призначення платежу й обґрунтовує його необхідність, далі заявка погоджується з керівником, представником фінансової служби, а потім надходить на затвердження керівнику. Лише після цього бухгалтерська служба створює документ для проведення банківської оплати.

Бізнес-процес не завершується до того моменту, поки з банку не буде отримане підтвердження про проведення оплати. На будь-якому етапі погодження заявка може бути відхилена з поясненням причини відмови. Ініціатор платежу може в разі потреби автоматично отримувати повідомлення про проходження кожного етапу погодження заявки.

Більш докладний аналіз показує, що погодження на кожному етапі може виконувати не один, а кілька відповідальних осіб (наприклад, керівник або його заступник). Для цього можна використовувати ролеву адресацію, коли право погодження призначається не конкретній відповідальній особі, а кільком людям, що виконують певну роль у системі.

Ще одним важливим нюансом процесу є умовна адресація, коли під час додаткового погодження першою особою потребують не всі заявки на оплату, а тільки ті, що вище певної суми, або заявки, які виходять за межі затвердженого бюджету.

І нарешті, така проблема, як відстеження платежів із банку. Як експерти EBS її вирішили? Під час імпорту банківського витягу здійснили пошук заявок, які попередньо зв’язали з банківськими документами. І коли з банку приходило підтвердження про оплату, вкладений бізнес-процес у нас автоматично завершувався й повертав до заявки на оплату статус «Сплачено» – тільки після цього основний процес «доходив до фіналу».

Це короткий приклад автоматизації процесів, які дають змогу скоротити час на виконання роботи й підвищити її прозорість, ефективність та продуктивність.

Автор: Владислав Пелюгін

Завантажити в PDF