АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: РОЗВИТОК ТЕХНОЛОГІЙ VS ЛЮДСЬКИЙ ЧИННИК

Червень, 2017

Не секрет, що в сучасному світі технології не пасуть задніх. Щотижня корпорації-гіганти презентують інноваційні продукти у сфері IT, серед яких величезну нішу займають рішення для бізнесу.

ERP- і CRM-системи, модулі бухгалтерського обліку та кадрового управління, BI-аналітика й електронні системи управління ефективністю бізнесу вже давно стали звичною частиною сучасної організації. Багато вдалих (а часом і не дуже) рішень вже включено в стандартний функціонал, що пропонований розробниками. Проте оскільки кожен бізнес індивідуальний, результат переходу на нову автоматизовану систему управління підприємством може як виявитися виграшним управлінським рішенням, так і вилитися в повне фіаско. Зрозуміло, уніфікація бізнес-процесів завжди має ризики, які безпосередньо залежать від специфіки компанії, напрямів її діяльності, кількості центрів відповідальності, географічного розташування та загальної «розкиданості» по регіонах і які максимально повно потрібно спрогнозувати ще «на березі». На цьому етапі дуже важливо не тільки бачити кінцеву мету цього підприємства, а й розуміти кожен крок на шляху до її досягнення, а також «відчути» внутрішні процеси в організації.

Бізнес-процеси:

                                           Очікування:                                                                                        Реальність:

Вищевказані ризики можна звести до мінімуму через проведення поглибленого аналізу бізнес-процесів і моделювання можливих ситуацій з подальшим розрахунком їх ймовірності й оцінюванням фінансових і ресурсних втрат на їх дозвіл і, що найважливіше, шляхів запобігання.

І дійсно, у разі грамотного підходу в систему, що інтегрується, можна вкласти саме ту логіку, яка була закладена або народилася й успішно вкоренилася в процесі діяльності організації. Тут важливо утримати баланс між гнучкістю системи й мінімізацією помилок, які можуть бути спричинені людським чинником.

Отже, як проявляється грамотний підхід до автоматизації бізнес-процесів?

Передусім це вміння не ламати кардинально ситуацію схему роботи, щоб процес впровадження пройшов максимально безболісно для всіх його учасників і для організації загалом.

Також це здоровий критицизм, що включає в себе розуміння того, які процеси дійсно варто автоматизувати. Не завжди шкурка вичинки варта, але якщо впроваджувана система дасть змогу скоротити роботу бухгалтера / адміністратора/ менеджера/ фахівця з кадрів на 1 годину на день, це дасть нагоду заощадити час, що витрачається цим фахівцем, на 3 робочих дні на місяць і, у перспективі, майже на півтора місяця (36 робочих днів) за рік.

Ще один важливий пункт – розроблення інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу й подальше навчання/ супровід користувачів. На жаль, людській натурі властиво сприймати все нове з пересторогою – як порушення усталеного порядку. Тому завжди дуже важливо вловити момент, коли користувач може спіткнутися або помилитися, і постаратися усунути цю ймовірність або ненав’язливо прописати цей пункт в інструкції.

Чого можна досягти за допомогою правильно налагодженої системи?

1) скоротити витрати в людино-годинах під час виконання різних завдань;

2) мінімізувати помилки, що спровоковані людським чинником;

3) виділяти й чітко розмежовувати зони відповідальності між співробітниками;

4) автоматично систематизувати і /або реєструвати всю електронну документацію;

5) підвищити прозорість діяльності організації;

6) відстежувати й динамічно коригувати рівні доступу до службової інформації;

7) посилити контроль над процесами, що відбуваються всередині компанії;

8) моментально визначати слабкі місця й точки контролю.

І водночас мати можливість:

А) робити все перелічене вище віддалено – з будь-якого пристрою, що має доступ в Інтернет;

Б) в онлайн-режимі відслідковувати продуктивність кожного співробітника і проектної команди загалом;

В) швидко приймати рішення й реагувати на позитивні й негативні показники діяльності компанії;

Г) здобувати будь-які фінансові, управлінські та аналітичні звіти в зручному розрізі й за потрібний період (Balance, Cash flow, P&L, Budgeting, Plan-Fact).

Очевидно, що немає «універсальної таблетки» для бізнесу, яка моментально допоможе впорядкувати всі внутрішні й зовнішні процеси його діяльності. Однак у разі грамотного підходу автоматизація основних процесів дасть змогу збільшити потенціал організації і водночас мінімізувати витрати часових, людських та фінансових ресурсів.

Автор: Катерина Дутканіч

Завантажити в PDF